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La aplicación del ▷outsourcing◁ (subcontratación) es un proceso de varias etapas para cada empresa que desee reorganizar sus actividades a fin de reducir los costos. La reducción de costos es considerada por la compañía a largo plazo. Por lo tanto, es muy importante calcular la viabilidad de esta solución y todos los posibles riesgos antes de delegar ciertas responsabilidades en el contratista.
Etapas de estructuración del proceso de outsourcing
Para que una compañía tenga éxito, no debe ser autosuficiente en todo. Al estar involucrado en procesos de perfiles, es muy difícil controlar y mejorar el desempeño de las tareas secundarias, especialmente si se considera el hecho de que hay especialistas que pueden hacerlo mucho mejor. En este caso, la transferencia de procesos empresariales auxiliares a otra empresa será rentable desde el punto de vista económico.
A continuación, se exponen los principales pasos necesarios para organizar adecuadamente el proceso de outsourcing:
Evaluación de la situación de la empresa. Implica un análisis objetivo de la actividad de la organización en el momento. En esta etapa es necesario determinar la estabilidad financiera de la empresa, las áreas problemáticas y las formas de mejorarlas. Habiendo revelado las debilidades en el desarrollo de la empresa, es posible ver, con qué dificultades empresariales no logra hacer frente con las propias fuerzas. Por lo tanto, pueden ser transferidos a un outsourcing confiable.
La decisión de outsourcing. Este es tal vez el paso más responsable hacia la externalización de algunas de las responsabilidades de la empresa al contratista. A pesar de todas las ventajas visibles de esta solución, es necesario calcular sus beneficios económicos por escrito. Para ello es necesario comparar los gastos por la realización de procesos delegados internamente con el pago de los servicios por parte de la organización de terceros.
Selección de una empresa asociada. Es una etapa determinante antes de la transferencia de ciertas funciones de la empresa. En caso de elección de un contratista incompetente, se puede agravar aún más el problema de la empresa al perder el control de los procesos de soporte. Y el reemplazo del subcontratista requerirá una gran cantidad de tiempo. Por lo tanto, es necesario llevar a cabo cuidadosamente el análisis estadístico del mercado de los servicios de outsourcing y elegir el socio más adecuado.
Establecimiento de tareas y acordar los términos del contrato. Incluso una empresa competente y responsable, si la tarea se establece de forma incorrecta, puede no dar el resultado deseado o puede demorar el período de transición. Por lo tanto, para lograr los objetivos fijados, es necesario lograr un entendimiento mutuo entre el cliente y el contratista. Con ello se mejorará considerablemente la eficiencia de la empresa en el futuro.
Transición fluida al outsourcing. A menudo este proceso es muy doloroso para el propio personal de la empresa, ya que inevitablemente conduce a reestructuraciones y reducciones de personal. Por lo tanto, es muy importante preparar a los empleados para tales cambios y establecer claramente las propias necesidades y características fundamentales.
Análisis del trabajo. Es necesario realizar un análisis regular de los informes para determinar la eficacia del funcionamiento de la empresa en un nuevo formato. Sobre todo en las primeras fases después de la transferencia de responsabilidades al contratista. Es necesario comparar los indicadores reales con los previstos. Esto permitirá comprender la eficiencia del sistema de subcontratación y el cumplimiento de los puntos del contrato por parte del socio.
Gestión de los procesos del outsourcing
A menudo, es muy conveniente analizar el trabajo de los contratistas. Y es que, después de todo, la principal tarea de delegar responsabilidades en una organización externa es el beneficio económico. Con frecuencia ocurre que el subcontratista al principio de la colaboración muestra una alta eficiencia y productividad, tras lo cual ésta disminuye considerablemente. Si se pierde el control de esta situación, se producirán consecuencias negativas para el cliente.
En los procesos de outsourcing, la empresa puede gestionar directamente las tareas secundarias, que pasa al contratista. Esto es posible cuando la empresa es capaz de realizar esas tareas de forma independiente, pero debido a los beneficios económicos o por otras razones ha decidido delegar algunas funciones en el contratista. A su vez, los directivos de la empresa poseen las competencias necesarias para controlar y gestionar el proceso de outsourcing.
La adecuada organización del outsourcing y un alto grado de gestión de sus principales procesos permitirá alcanzar los resultados deseados, reducir los costos de la empresa y llevar sus actividades a un nuevo nivel.
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Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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