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Una reunión o junta de negocios es una comunicación mutua de personas de diferentes cargos e incluso organizaciones para llegar a una decisión conjunta.
Cualquier directivo, independientemente de su rango, lleva a cabo no solo reuniones internas y sesiones de planificación, sino también de vez en cuando reuniones de trabajo y negociaciones. Además, una de las funciones de un secretario o de su auxiliar es la correcta organización de esas reuniones de trabajo del directivo.
Clasificación de reuniones de negocios
Algunos de los tipos de reuniones empresariales pueden ser:
Internas. Se celebran entre los empleados de una institución, la mayoría de las veces en forma de reuniones, encuentros de planificación. En las grandes empresas con una amplia red de sucursales también se celebran reuniones ampliadas entre los colegas de la oficina central y las sucursales. Se utilizan tipos de reuniones como conferencias, seminarios, videoconferencias a distancia.
Externas. Estas se celebran entre varias empresas. A menudo, sólo participan en ellas los altos cargos y, a veces, los mandos intermedios. Hay varios formatos de estas reuniones: negociaciones, sesiones informativas, foros, mesas redondas, etc.
Formal. Son aquellas reuniones donde se establece un determinado protocolo, un orden del día e incluso un código de vestimenta. En tales reuniones hay un objetivo principal definido: la firma de un acuerdo, la conclusión de un acuerdo de intenciones, etc.
Informal. Cuando el concepto general de la reunión es lograr el contacto entre participantes de diferentes organizaciones, con el fin de desarrollar la confianza de los participantes entre sí. Habitualmente, estas reuniones no tienen una orientación oficial-objetiva. Estos encuentros pueden definirse como de conocimiento y comunicación informal para facilitar la interacción en el futuro.
Oficial. En general son también reuniones formales con un fin obligatorio de la reunión mediante la firma de cualquier contrato o documento comercial.
No oficial. En el caso de las reuniones no oficiales, éstas pueden ser tanto formales como informales.
También las reuniones de trabajo suelen dividirse en informativas, de asesoramiento y ejecutivas. Los dos primeros tipos son los más característicos de las reuniones internas: informativa: para informar a los empleados sobre la estrategia general y la dirección de la empresa, sobre la introducción de nuevas tecnologías y los planes de producción y desarrollo; de asesoramiento: para elaborar una decisión sobre un determinado problema; y las reuniones ejecutivas: se refieren más a menudo a reuniones externas.
Etapas de una reunión de negocios
En una reunión por lo general existen cuatro fases que son obligatorias:
1. Aclaración de los puntos de vista, las posiciones de las partes.
2. Discusión y argumentación de los puntos de vista expresados. Los conflictos y las luchas de intereses suelen manifestarse en esta fase.
3. Llegar a un compromiso, conciliar las posiciones, llegar a un acuerdo sobre cada tema que se discute.
4. Análisis de los resultados y aplicación de los acuerdos. Esta fase se encuentra distante del resto en términos de tiempo:
- Facilitar la comunicación profesional de los especialistas del mismo ámbito.
- Investigación colectiva y desarrollo de planes de trabajo.
- Mantener el contacto.
- Coordinar las acciones, controlar los proyectos ejecutados.
- Proporcionar soporte de la actividad empresarial.
Estos son algunos de los tipos de reuniones que con más frecuencia son empleados por las empresas, la clasificación va variando según la finalidad y a quién esta dirigida. Por ello es importante tener clara esta información antes de realizarla para que el equipo que participe conozca previamente las condiciones que se requieran. Además, es necesario tener en cuenta y cuidar de las etapas por las que pasa la reunión para alcanzar los propósitos esperados.
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