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Con un sistema de automatización de hoteles se consigue claridad en el servicio a los clientes, se tiene el control del personal y se reducen los costes. Una tecnología innovadora y un software especializado para gestionar una pensión, un hotel o un mini-hotel, llevan el servicio al siguiente nivel y hacen que el negocio prospere.
Las características específicas de la actividad del personal de las pensiones y los hoteles difieren de las de otras ramas de prestación de servicios de diversa índole, ya que en el negocio hotelero hay que manejar grandes cantidades de información relativa a la reserva de habitaciones, el número de días de alojamiento, la hora de salida, etc., para presentar las cuentas correspondientes y vigilar un alto nivel de servicio. Por lo tanto, los sistemas hoteleros automatizados se caracterizan por su amplia difusión y aplicación.
Principales ventajas de la automatización de hoteles
La automatización del hotel permite:
- Combinar la información sobre las actividades de todos los departamentos en un único sistema de información
- Realizar la reserva y el pago de la forma más cómoda
- Llevar un registro de los movimientos y gastos de los recursos hoteleros
- Mejorar la rapidez de la gestión de las habitaciones del hotel
- Minimizar el tiempo de registro de los huéspedes
- Introducir la información contable necesaria en un sistema unificado
- Organizar la lógica del trabajo de los porteros, camareros y personal de restauración
- Formar una lista de precio contable de los servicios prestados, llevar un registro de los beneficios
- Limitar las zonas de acceso del personal
- Aumentar la seguridad mediante el uso de la videovigilancia y otros sistemas
La automatización del hotel, cuyos programas están disponibles para su uso por cada usuario, permiten implementar un conjunto de tareas. Su aplicación garantiza un alto nivel de trabajo y un servicio de calidad. En otras palabras, la automatización del hotel permite actualizar toda la gama de servicios del hotel, aumentar la velocidad de procesamiento de la información y el nivel de coordinación del personal, con la automatización del trabajo manual reduce la probabilidad de errores, lo que afecta a la calidad de los informes. Y hay una gran cantidad de material para que la dirección analice los procesos empresariales.
Características principales del software de gestión hotelera
Los productos de software de automatización de hoteles pertenecen a un grupo de sistemas de software especiales denominados sistemas de gestión de propiedades, es decir, sistemas de gestión de bienes inmuebles. Además del propio sistema de gestión de bienes inmuebles, incluyen software para gestionar otras instalaciones (gimnasios, restaurantes y bares) y programas para gestionar complejos de almacenes, supermercados y organismos públicos.
Todos los sistemas de gestión de bienes inmuebles propuestos tienen una estructura similar, compuesta por varios módulos básicos:
Recepción: se trata de un módulo fundamental, responsable del registro de entrada y salida de los huéspedes y, en consecuencia, de la facturación y del registro de salida. Realiza todas las tareas relacionadas con el registro y la atención al cliente.
Reserva: es un servicio que permite determinar la disponibilidad de habitaciones para un periodo determinado, así como crear y cancelar reservas anticipadas.
Módulo para camareras: se utiliza para la planificación de los turnos, la limpieza de las habitaciones, la elaboración de la lista de trabajos ejecutados (limpieza, cambio de toallas, ejecución de artículos de aseo, etc.).
Administración: el servicio está destinado a la configuración del funcionamiento del propio producto de software, el cambio de tarifas, los tipos de cambio, etc.
Contabilidad: permite transferir información para su posterior procesamiento en el software de contabilidad
Ciertamente, la automatización del hotel es un paso necesario para el crecimiento y el desarrollo del propio negocio. Pero antes de empezar a automatizar los procesos empresariales de un hotel, es aconsejable formular los requisitos y las tareas básicas de dicho sistema. Por lo general, la elección se hace a favor del sistema que se adapta más a las capacidades relevantes para el hotel en su fase actual de desarrollo.
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Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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