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Organización de eventos, es una expresión que atrae a más y más gente cuando piensas en tu futura carrera o en una reconversión de la que ya tienes, pero realmente necesitas saber en qué te estás metiendo antes de empezar el proceso. Por eso hoy les presentamos lo que es la gestión de eventos y su campo relacionado: la comunicación de eventos. Descubre los fundamentos que te permitirán avanzar: definición, utilidad, etc.
Cuando se habla de organización de eventos se habla normalmente de cualquier tipo de evento y cualquier forma de organización. Sin embargo, hoy en día la palabra se utiliza principalmente para referirse a un sector de actividad terciaria. La industria de los eventos, por lo tanto, es el sector de la organización de eventos por profesionales.
¿Qué es la gestión de eventos?
Para comprender plenamente lo que es la gestión de eventos, es necesario definir qué es un evento. En general, un evento es un hecho importante y llamativo que despierta un cierto interés. Sin embargo, los eventos que aquí se tratan están diseñados con un objetivo específico para un público objetivo bien definido.
Estos eventos pueden ser organizados para individuos o para empresas, comunidades o asociaciones. En el ámbito de estos últimos, los eventos pueden ser, por ejemplo, ferias comerciales, conferencias, inauguraciones, congresos, reuniones para la formación de equipos, seminarios, lanzamientos de productos, giras de promoción o reuniones.
Estos eventos pueden tener diferentes objetivos, por ejemplo, informar, permitir el intercambio de conocimientos, fomentar la creación de redes, contratar personal, motivar o dar las gracias al personal existente o fortalecer el espíritu de equipo entre los empleados.
¿Qué es la comunicación de eventos?
El principal punto en común entre estos diferentes tipos de eventos y objetivos es la comunicación. En efecto, los eventos para instituciones son ante todo poderosas herramientas de comunicación que permiten transmitir un mensaje específico de manera original y llamativa, por eso se utiliza muy a menudo el término comunicación de eventos.
La comunicación de eventos difiere de otras formas de comunicación, ya que no está basada en un medio, más bien se trata de reunir a la gente en torno a un elemento específico. Lo cual crea un verdadero espacio de intercambio entre individuos, en el que la comunicación es bidireccional entre organizadores y participantes.
Los eventos también se distinguen de otras formas de comunicación por su puntualidad y su carácter efímero. Además, la comunicación de eventos es multisensorial, permite tocar los cinco sentidos de los participantes para marcar mejor sus mentes.
¿Qué es una agencia de eventos?
Sin duda, es posible que una empresa organice sus eventos directamente a través de su departamento de comunicación interna, sin embargo, diseñar un evento es todo un arte y su organización presenta muchas limitaciones técnicas.
De hecho, la mayoría de las veces, estos eventos son diseñados y organizados por agencias de comunicación especializadas: agencias de eventos. Dichas empresas ofrecen servicios de diseño, gestión, organización y promoción de eventos que satisfacen los deseos y necesidades de sus clientes.
Una agencia de eventos reúne a diferentes profesionales que ocupan diferentes funciones; el director del proyecto y el director del cliente son los responsables de diseñar el evento y gestionar la relación comercial con el cliente.
El director o jefe de proyecto se encarga de gestionar a los proveedores de servicios, el lugar de celebración y la logística general (como las reservas de hotel, el lugar de celebración o el transporte). También se encarga de elaborar estimaciones y propuestas técnicas, y puede revisar el proyecto inicial en función de las limitaciones técnicas.
Un gran número de agencias cuentan con personas creativas encargadas de proponer ideas originales para eventos, sin embargo, la tendencia actual es que los mismos directores de producción sean capaces de ser creativos.
El especialista en contenidos es responsable de organizar el contenido del programa. Por otra parte, el director de escena y el director técnico son responsables del diseño técnico y la viabilidad del evento.
Algunas agencias contratan a sus propios técnicos, mientras que otras utilizan subcontratistas. Los técnicos se aseguran de que el evento se desarrolle sin problemas cuando tenga lugar. Incluyen, por ejemplo, el director de escena, ingeniero de sonido, decorador, diseñador de iluminación, guardias de seguridad, etc.
Por supuesto, cada agencia tiene su propia organización. Se podrán añadir otros puestos a los enumerados anteriormente según sea necesario, de hecho, los papeles pueden variar de una agencia a otra, así como sus nombres.
Las claves del éxito en la industria de los eventos
Su éxito depende de tres cosas muy importantes: habilidades, capacidades y cualidades personales. Esto significa que debes seguir un curso universitario especializado en eventos o comunicación ya que es la única forma segura de conocer los fundamentos del sector.
Pero, además de los estudios, la gestión de eventos también requiere experiencia. Es a través de la práctica que realmente aprendes. De hecho, este es un campo en el que nunca debes dejar de aprender. Así que aprovecha las oportunidades que tienes a tu disposición, desde las prácticas y los ayudantes, hasta los puestos de responsabilidad.
Además de conocer todos los pasos para organizar un evento, asegúrate de tener las habilidades necesarias. Estas incluyen la negociación, habilidades interpersonales, el manejo del estrés, la adaptabilidad, la reactividad, la creatividad y muchos otros.
Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.
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