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El principal objeto de estudio de la gestión de grupo son las organizaciones creadas de forma sistemática y deliberada: las organizaciones formales. Con frecuencia, la etapa final del procedimiento de constitución de estas organizaciones es su registro estatal.
La inscripción formal es:
- Un medio, una herramienta para alcanzar los objetivos de la organización y sus miembros, para satisfacer sus necesidades
- Un entorno en el que interactúan los miembros de la organización formal.
Un grupo son dos o más individuos que interactúan y se influyen mutuamente.
Una organización está formada por diferentes grupos. La organización tiene una estructura compleja que incluye varios equipos. Sus equipos también son grupos. El número y la composición de los grupos, así como su tamaño, vienen determinados por las principales características de la organización y las condiciones de su funcionamiento.
Clasificación del grupo en la organización
Una base importante para clasificar los grupos es la forma en que surgen. De acuerdo con esta base, se distingue entre grupos formales e informales.
Un grupo formal es un grupo formado específicamente por la dirección a través de un proceso organizativo. Su finalidad suele ser realizar un determinado trabajo.
Los principales tipos de grupos formales son:
- Un grupo de un líder, incluyendo un líder y sus trabajadores inmediatos.
- Un grupo de trabajo (task force). También tiene un líder, pero los miembros del grupo tienen una mayor capacidad para definir los enfoques para resolver el problema. Esto permite a los miembros del grupo satisfacer una necesidad de nivel superior.
- Comités: grupos en los que se ha delegado autoridad para una tarea concreta. Los comités toman decisiones de forma colectiva.
- Grupos informales: grupos de personas que surgen espontáneamente en el transcurso del funcionamiento de la organización y que interactúan regularmente entre sí.
Una organización informal es una serie de grupos informales que interactúan entre sí.
Los grupos formales e informales tienen la misma edad que la organización. Sin embargo, inicialmente sólo se estudiaron los grupos formales.
Los experimentos de Elton Mayo fueron el punto de partida para el estudio de los grupos informales. En el proceso de realizarlas, no sólo surgió una nueva calidad de comunicación, sino que también se estudió. Las personas actuaron como miembros de grupos formales de la organización y como participantes en el experimento. El interés por su realización, la novedad de las condiciones y la mayor e incluso exagerada atención a los participantes provocaron un aumento espectacular de su rendimiento.
Un aspecto importante del experimento fue también el cambio en la forma de control de los intérpretes. El hecho de darles más libertad en la toma de decisiones les llevó a tomar conciencia de la responsabilidad social de los resultados.
En el transcurso de los experimentos, se planificó evaluar y determinar los valores umbral de los factores tradicionales de crecimiento del rendimiento considerados en la organización de la motivación: condiciones y organización del trabajo, formas y cantidades de pago, tipos y formas de remuneración adicional.
En realidad, en el transcurso del experimento se produjeron cambios en las relaciones interpersonales y surgieron grupos informales. En estos grupos, los miembros de la organización satisfacen sus necesidades de pertenencia (participantes en el experimento), de obtener ayuda (de la dirección, organizadores del experimento), de comunicación (con los participantes, organizadores del experimento, líderes de la organización), de protección.
Características de las organizaciones informales
Las principales características de las organizaciones informales son:
- El ejercicio del control informal mediante el establecimiento y mantenimiento de normas de comunicación, comportamiento, uso de medidas, sanciones.
- Actitudes hacia el cambio, incluyendo:
- La resistencia al cambio, ya que, por ejemplo, la llegada de un nuevo directivo conllevará nuevos ajustes; la nueva tecnología provocará cambios en la estructura del equipo, la posible pérdida de puestos de trabajo.
- Una evaluación inadecuada de las consecuencias de los cambios, subestimación de las propias capacidades de adaptación, sobreestimación de las exigencias.
- La presencia de líderes informales que se diferencian del directivo principalmente por el mecanismo de su nombramiento. Sin embargo, un ejecutivo (un líder formal) y un líder informal tienen mucho en común en cuanto a los medios para influir en un grupo u organización.
El nombramiento de un líder informal viene determinado principalmente por la medida de correspondencia entre los sistemas de valores del grupo y del líder, así como por la ayuda del líder en la consecución de los objetivos del grupo, su conservación y consolidación.
Secuencia de la organización formal
La gestión de la organización formal sigue la siguiente cadena:
- Establecimiento de la organización formal, que incluye la definición del sistema de valores de los miembros de la organización, la finalidad y las actividades de la organización necesarias para alcanzar sus objetivos.
- Resolver tareas específicas para lograr los objetivos.
- La interacción entre los intérpretes en el proceso de resolución de problemas.
- Formación del entorno de comunicación de los trabajadores, que afecta al desempeño de las tareas y a la consecución de los objetivos de la organización.
- El impacto del entorno de comunicación, así como los objetivos de la organización en los intereses de los miembros de la organización formal y la satisfacción de sus necesidades.
- Aparición de grupos informales que afectan a la consecución de los objetivos de la organización formal.
- Aparición del líder del grupo informal, que refleja el sistema de valores de los miembros del grupo, asegurando la consecución de los objetivos del grupo (preservación y fortalecimiento del grupo, protección de sus miembros).
- El posible impacto negativo de los grupos informales en la consecución de los objetivos de las organizaciones formales. Esto puede consistir en una resistencia al cambio. La falta de información o la falta de fiabilidad, los rumores sobre las posibles consecuencias negativas del cambio (pérdida de empleo, exigencia de mayores cualificaciones, salarios más bajos, etc.) también pueden contribuir a ello. En tales circunstancias, es comprensible que los empleados traten de protegerse formando grupos informales.
En esta situación, el gestor de la organización formal debe:
- Dar una evaluación objetiva del grupo informal, de sus actividades
- Tener en cuenta (si es posible) las sugerencias de los miembros del grupo informal
- Tomar decisiones teniendo en cuenta su impacto en el grupo informal y la influencia de este grupo en la organización formal, además de sus objetivos
- Implicar a los miembros del grupo informal en la toma de decisiones
- Difundir rápidamente información precisa
La principal forma de trabajo del grupo formal es la reunión general en la que se toman decisiones.
Factores que determinan la eficacia de un grupo
Hay una serie de factores que determinan la eficacia de los grupos.
- El tamaño óptimo del grupo, teniendo en cuenta las características de la organización. Si el grupo es grande, se divide en subgrupos.
- La composición del grupo. Si el tiempo es limitado para la resolución de problemas y se utiliza el procedimiento de votación para la toma de decisiones, es razonable tener una composición homogénea (por ejemplo, de representantes de una especialidad). Para la evaluación experta del proyecto es posible establecer un grupo heterogéneo.
- Normas de grupo. Su actuación permite contar con el apoyo del grupo. Entre los diversos motivos de clasificación de las normas, distinguiremos los siguientes: actitud hacia la gestión de la organización y la presentación de información objetiva; importancia de la pertenencia a la organización y del trabajo colectivo; actitud hacia las innovaciones; protección contra las amenazas del entorno exterior.
La cohesión del grupo, la coordinación de los objetivos del grupo con los de la organización (por ejemplo, la organización de círculos de calidad, la recreación conjunta, etc.).
Un aspecto negativo de la cohesión puede ser la misma cohesión de grupo, cuando los miembros individuales del grupo suprimen sus propios puntos de vista para no abandonar el grupo. La unanimidad puede convertirse en un pensamiento único. Sin diversidad de opciones, el deseo de superación se debilita.
- El conflicto como el otro polo de la cohesión, especialmente en presencia de conflictos destructivos.
- Situación de los miembros del grupo: cargo; atributos formales (cargo, tamaño de la oficina, etc.); experiencia; erudición general; formación profesional.
- Funciones de los miembros del equipo, incluidas las funciones objetivo (selección de tareas, asignación de recursos y mantenimiento de los equipos).
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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