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La gestión del cambio es el proceso de prever y planificar los cambios futuros, registrar todos los posibles cambios (en el contenido del proyecto, las especificaciones, el costo, el plan, el calendario de la red, etc.); para examinarlos detalladamente, evaluar su impacto, aprobarlos o rechazarlos, y organizar el seguimiento y la coordinación de los ejecutores que aplican los cambios en el proyecto.
Características de la gestión del cambio
El cambio se refiere a la sustitución de una decisión por otra, debido a diversos factores externos e internos durante el diseño y la ejecución del proyecto. Se pueden hacer cambios en diferentes secciones del proyecto. El cliente, el inversor, el diseñador y el contratista pueden iniciar los cambios.
El cliente suele introducir cambios que mejoran las características técnicas y económicas finales del proyecto. El diseñador puede realizar cambios en la documentación del diseño y el presupuesto original, y en las especificaciones. El contratista, en el curso de la ejecución del proyecto, hace cambios en el calendario, los métodos y tecnologías de los trabajos, la secuencia (tecnológica, espacial) de montaje de los objetos, etc.
Las razones para realizar cambios suelen ser la incapacidad de anticipar nuevas soluciones de diseño, materiales, estructuras y tecnologías más eficientes, etc. en la fase de desarrollo del proyecto, así como los retrasos en la ejecución del proyecto respecto a los plazos y cantidades previstos debido a circunstancias imprevistas.
La gestión de cambios general se realiza para evaluar la influencia de los factores que provocan cambios positivos o negativos en el proyecto; para detectar los cambios ya realizados en el proyecto; para gestionar los cambios en el proyecto a medida que aparecen.
La gestión de cambios general incluye:
- Mantener y actualizar el plan de proyecto de referencia (objetivo, directriz, referencia, etc.) que se utiliza para comparar con los planes formados durante la ejecución del proyecto; los ajustes del plan de referencia se refieren exclusivamente a los cambios en el contenido del proyecto, pero no a otros cambios que deben tenerse en cuenta en el plan de proyecto actual durante la ejecución.
- Cambiar obligatoriamente el contenido del proyecto cuando cambia el contenido de su resultado (producto, bien, servicio, etc.).
- Coordinación de los cambios en la información, las funciones, los procesos y los procedimientos de gestión de proyectos interrelacionados.
Las entradas de gestión de cambios general incluyen el plan básico (objetivo, directiva, referencia, etc.) del proyecto (calendario), los informes de progreso del proyecto y los requisitos para los cambios en el proyecto.
La gestión general de cambios emplea un conjunto de procedimientos formales, establecidos por la norma corporativa interna de la organización que ejecuta el proyecto, que definen el procedimiento para cambiar los documentos oficiales del proyecto previamente adoptados y el orden de su aprobación. Puede ser, por ejemplo, el sistema de gestión de documentos de la organización. Si no existe un sistema de este tipo, el equipo del proyecto debe desarrollarlo o adaptar programas informáticos especiales (por ejemplo, el producto de software Expedition de Primavera Systems) que apliquen los métodos y herramientas de gestión del cambio más comunes y probados en la práctica.
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