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Una comunicación gerencial eficaz implica el desarrollo de la política de comunicación de una organización e incluye la definición de los objetivos de comunicación, los medios para alcanzarlos, el contenido de la información distribuida a los diferentes públicos, la planificación de la retroalimentación y la gestión de los problemas de comunicación.
Funciones básicas de la gestión de la comunicación
Se distinguen las siguientes funciones básicas para la gestión de la comunicación: anticipar, organizar, dirigir, coordinar, controlar. Por lo tanto, gestionar la comunicación es:
- Definir los objetivos de la comunicación
- Identificar los medios para alcanzar estos objetivos
- Planificar acciones específicas para alcanzar los objetivos, teniendo en cuenta los recursos y las situaciones
- Organizar la aplicación de estos planes
- Coordinar la interacción de los componentes del proceso de comunicación, así como las actividades de los actores de primera línea
- Supervisar
- Ajustar el proceso en función de los resultados de la comunicación y la retroalimentación
El objetivo de la gestión de la comunicación es lograr una comunicación eficaz tanto dentro de la organización como entre ésta y su entorno externo. Esta actividad consiste en el uso profesional de técnicas, métodos, procedimientos, tecnologías, que aseguran una interacción informativa y emocional eficaz entre los diferentes niveles de comunidades e individuos, que representan a la organización y su entorno.
En función de los objetivos, existen comunicaciones estratégicas y tácticas. La comunicación estratégica determina qué y cómo debe decirse, mientras que la comunicación táctica determina dónde y cuándo se dirá.
Tareas de la gestión de la comunicación
La gestión de la comunicación implica las siguientes tareas:
- Identificar la red de comunicación informal de la organización.
- Identificar los rumores, las órdenes y los mandatos distorsionados de la dirección, los estereotipos organizativos, las etiquetas, las actitudes negativas y los valores organizativos, sistematizarlos y utilizarlos en su trabajo.
- Identificación de las personas que desempeñan determinadas funciones de comunicación en la organización («guardianes», «líderes de opinión», «conectados», «cosmopolitas», etc.) y apoyo para que desempeñen funciones de comunicación.
- Examinar en qué medida los diferentes grupos y unidades son conscientes de los temas clave de la organización.
- Medir la conciencia del personal administrativo y directivo sobre las evaluaciones de sus decisiones de gestión por parte de los empleados de base de la organización.
- El uso de la prensa (periódico de gran tirada, «llamamientos», folletos, calendarios), la radio y la televisión locales, los medios audiovisuales para crear actitudes positivas, para matizar el sentimiento del público.
- Creación de seminarios permanentes, cursos, audiencias públicas, fortalecimiento de los vínculos organizativos.
- Organizar veladas festivas, viajes al campo, fiestas de té con los dirigentes de la organización, donde cada uno puede hablar con quien quiera y sobre lo que quiera, etc.
Este sistema de tareas implica una determinada cadena tecnológica de procedimientos y operaciones, eliminando los ruidos y las barreras a la comunicación efectiva.
Para la formación y aplicación de políticas, la organización establece servicios que incluyen, como mínimo, las siguientes actividades:
- Analíticas y predictivas, para identificar y desarrollar los problemas de comunicación de la organización
- Relaciones con los medios de comunicación
- Relaciones públicas, que proporcionan más contactos fiables con las audiencias objetivo
Pasemos a considerar las actividades de comunicación y empecemos por la organización de los procesos de comunicación. Los grandes volúmenes de información pueden comunicarse eficazmente en cualquier organización. Una parte de este flujo se planifica formalmente y se eligen conscientemente los canales de transmisión, la otra parte es informal, surge de un conjunto de relaciones en la organización. El contenido de la comunicación es la información, que puede caracterizarse como un factor de coherencia entre las acciones de todos los empleados de la organización.
La composición de la información de gestión está vinculada a las necesidades de información, que tienen las siguientes características
- La volatilidad, es decir, los cambios frecuentes en el enfoque de los intereses relacionados con una amplia gama de tareas de gestión
- Eficiencia, que proporciona la velocidad necesaria para resolver problemas en una situación concreta
- Retrospectiva y prospectiva, lo que le permite analizar el pasado, evaluar las tendencias y las perspectivas de desarrollo
- La concisión, que permite obtener información sintetizada con limitaciones de tiempo.
Propiedades de la gestión de la comunicación
Sobre esta base, se pueden identificar las siguientes propiedades importantes de la información en una organización:
- Especialmente valiosa es la información anticipatoria, que contiene un elemento de previsión del curso de los acontecimientos, de fijación de objetivos, de elaboración de planes y programas, de estrategias de actuación en el futuro.
- Puntualidad y eficiencia. La información tardía impide la toma de decisiones a tiempo, crea «presión de tiempo», aumenta el grado de riesgo y causa daños importantes.
- Fiabilidad (parámetros básicos de fiabilidad: credibilidad, objetividad, exhaustividad). La mayoría de las decisiones erróneas de los directivos se deben a la insuficiente fiabilidad de la información que reciben. La fiabilidad de la información está garantizada por la elección correcta de la fuente de información, la fiabilidad de los canales de comunicación durante la transmisión y la no distorsión durante la entrega. La exhaustividad se consigue mediante la aplicación del proceso de recogida, tratamiento y transmisión de información sobre la totalidad de todas las partes de la gestión, teniendo en cuenta sus relaciones.
- La optimización es una característica de la medida en la relación de información necesaria y suficiente. La información debe recogerse y procesarse de forma estrictamente diferenciada, en una cantidad y forma que satisfaga las necesidades de información de los gestores.
- Accesibilidad y facilidad de percepción (parámetros: concisión, expresividad, claridad). En caso de ausencia o insuficiencia de la propiedad correspondiente, el gestor dedica un tiempo adicional a pedir explicaciones a asistentes, referentes, especialistas. También es necesario observar la relación óptima entre la información sonora y la visual, teniendo en cuenta que la velocidad de percepción de la información sonora y visual es muy alta (varios millones de bits por segundo), mientras que la velocidad de percepción de la información sonora es mucho menor.
- Lógica y concisión (máxima carga semántica con el mínimo tamaño del soporte de la información, multiplicidad del intervalo de tiempo de transmisión del mensaje). La ausencia o insuficiencia de estas cualidades aumenta el tiempo dedicado al procesamiento y asimilación de la información, dificulta la retención del contenido del mensaje en la memoria del sujeto de la gestión (líder, gestor, especialista).
- Complejidad, consistencia. En ausencia de estas cualidades, la eficacia de las decisiones se reduce, sobre todo con el aumento de la complejidad del objeto de control y un grado creciente de incertidumbre del entorno.
- Correspondencia de la información con la autoridad y competencia del sujeto de la gestión. Si no se cumple este requisito, surge el problema de la redundancia o la insuficiencia de la información con las correspondientes consecuencias negativas, pérdidas adicionales de tiempo de jefes, gestores, especialistas de distintos niveles para la coordinación, la aclaración, la especificación, etc.
- Coordinación, es decir, comunicación constante de información del jefe con los trabajadores directos.
- Orientación al procesamiento de máquinas. A la hora de construir un sistema de información es necesario tener en cuenta la posibilidad del tratamiento algorítmico de la información, la creación de soportes primarios de la máquina, su clasificación y codificación.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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