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A través de la comunicación, una persona interactúa con diferentes personas, en diferentes entornos, incluido el lugar de trabajo. En la comunicación se produce un intercambio exhaustivo de actividades y sus resultados, se cumplen objetivos, se forman actitudes y estados de ánimo comunes, se desarrollan hábitos y tradiciones y se configuran estilos de comportamiento.
Las formas de comunicación son múltiples. Una forma específica es la comunicación empresarial. En el proceso de comunicación empresarial, un directivo interactúa con las personas, intercambia información, para coordinar y cambiar sus acciones en una determinada dirección. Este tipo de comunicación es una condición para organizar la producción y alcanzar los objetivos.
Cualquier sistema de gestión, en su forma más simple, puede considerarse como un circuito de gestión, como un conjunto de dos subsistemas que interactúan: un sujeto de gestión (un subsistema gestionable) y un objeto de gestión (un subsistema gestionable). La gestión es un proceso de influencia del sujeto sobre un objeto para llevarlo a un nuevo estado cualitativo o para mantenerlo en un régimen establecido.
Para que haya un vínculo de gestión entre los dos sujetos y, respectivamente, para que haya una interacción de gestión, es necesario que haya una relación de gestión entre estos sujetos. Esta es la base de la capacidad de gestión, ya que es la capacidad de producir órdenes de gestión y la voluntad de ejecutar estas órdenes.
En la actualidad, el énfasis en la gestión se ha puesto en la cultura organizativa para garantizar que se satisfagan las necesidades del más alto nivel, y en los problemas de la comunicación efectiva, de ahí que la relevancia de este trabajo esté impulsada por la tendencia a estudiar la esencia del proceso de gestión y la relación directiva.
Comunicación empresarial: concepto, principios y funciones
La comunicación empresarial es aquella provocada por la necesidad de implementar las funciones de gestión, teniendo en cuenta la retroalimentación.
Se distinguen las siguientes formas de comunicación empresarial:
- La subordinación es la comunicación entre un directivo y sus trabajadores, que se basa en la relación de subordinación regulada por las normas administrativas y jurídicas.
- El compañerismo de oficina es la comunicación entre supervisores y colegas, basada en relaciones de coordinación y concertación reguladas por normas administrativas y morales.
- Una comunicación amistosa entre supervisores y los empleados de base, basada en la simpatía y regida por normas morales y psicológicas.
La manifestación vertical y horizontal de las formas de comunicación empresarial es característica de la gestión de la producción. A nivel de gestión empresarial, la comunicación de subordinación es la más representada verticalmente, mientras que las otras dos formas se utilizan horizontalmente. A escala de un grupo pequeño, la forma de subordinación es ineficaz y es mejor utilizar la forma de compañero.
A la hora de elegir una determinada forma de comunicación, el directivo debe tener en cuenta varios factores: el nivel de gestión, las condiciones socio-psicológicas de la interacción y las características individuales de las personas.
En términos sociopsicológicos, el uso de diferentes formas de comunicación empresarial permite al directivo potenciar el efecto de autopresentación. Esto ocurre mediante la inclusión deliberada de mecanismos psicológicos de formación de relaciones emocionales que surgen en los empleados cuando perciben al directivo como persona.
El proceso de formación del atractivo de una persona en la ciencia psicológica se denomina «atracción». Un ejecutivo que suscita un sentimiento de simpatía y confianza es capaz de organizar a las personas con mayor eficacia para lograr resultados.
Principios de la comunicación empresarial
Hay varios principios psicológicos que apoyan la comunicación empresarial y que el directivo debe seguir:
- Fomentar el crecimiento del potencial y la profesionalidad del empleado, de su nivel profesional.
- Crear las condiciones para la manifestación de la iniciativa.
- Definir claramente las competencias, tareas y responsabilidades del empleado.
- Delegar autoridad y dar confianza.
- Uso racional de su tiempo, variedad de estilos y métodos de liderazgo.
Estas actitudes, por un lado, liberan a la unidad central del sistema de gestión de los problemas resueltos sobre el área y, por otro, motivan a los trabajadores.
Un directivo entra en comunicación empresarial para dar órdenes, instrucciones, aconsejar algo; para recibir «feedback» de un trabajador sobre la realización de una tarea y para evaluar la tarea realizada. La emisión de información instructiva es la que se lleva a cabo con mayor frecuencia en comparación con otras funciones y es la que más repercute en la eficacia de la actuación de la organización. La calidad de la actuación de los directivos depende de la forma en que el supervisor da las órdenes.
El tema del estudio de la comunicación entre un directivo y un trabajador es polifacético y ambiguo. En el proceso de interacción, el sujeto y el objeto de la gestión realizan cientos de funciones diferentes, que a su vez se dividen en integrales (que abarcan las actividades de la organización en su conjunto) y locales (que realizan directamente una comunicación específica).
Funciones de la comunicación empresarial
Para un aspecto tan considerado como la ética de la comunicación empresarial en la gestión, las siguientes funciones son las más importantes:
Función de la socialización. Al participar en actividades conjuntas y en la comunicación, los jóvenes empleados no sólo aprenden habilidades comunicativas, sino que también aprenden a orientarse rápidamente al interlocutor, a la situación de comunicación e interacción, a escuchar y a hablar, lo que también es muy importante tanto en términos de adaptación interpersonal como para la realización de actividades profesionales directas. Es importante la capacidad de actuar en interés del equipo y de actuar de forma amistosa, comprometida y tolerante con los demás empleados.
Función de contacto. El objetivo de esta función es establecer el contacto como un estado de disposición mutua de un supervisor y un trabajador para recibir y transmitir un mensaje y mantener la comunicación en forma de orientación mutua.
Función de coordinación, cuyo objetivo es dirigir y coordinar mutuamente las acciones de varios ejecutantes en la organización de su actividad conjunta.
Función de comprensión, es decir, no sólo la percepción y comprensión adecuadas del significado de un mensaje, sino también la comprensión de las intenciones, actitudes, experiencias, estados de los demás.
Función motriz, cuya finalidad es despertar los sentimientos emocionales deseados en la pareja («intercambio de emociones»), así como cambiar los propios sentimientos y estados con su ayuda.
La orientación en estas funciones y el uso hábil de las mismas ayuda a identificar las causas de las dificultades en la ejecución de la tarea específica de la comunicación directiva.
El desarrollo de los fundamentos teóricos de la comunicación empresarial tiene como objetivo aumentar su eficacia. Por lo tanto, no es una cuestión ociosa el tipo de comunicación de los directivos que consideraríamos eficaz. A veces, la eficacia de la comunicación de los directivos se considera en función de la consecución de los objetivos de los participantes. Pero puede haber dos o más interlocutores en la comunicación empresarial, y cada uno de ellos puede tener un objetivo diferente, o a veces opuesto, al de su interlocutor.
Por ejemplo, un directivo puede tratar de convencer a un trabajador para que realice un trabajo y el trabajador puede, a su vez, tratar de rechazar el encargo. Los objetivos son opuestos y, a falta de una solución de compromiso, la decisión de uno de los participantes será «ineficaz».
La eficacia de la comunicación de los directivos no puede considerarse aisladamente de la actividad directiva en su conjunto. La comunicación es una condición y un elemento de la actividad directiva, por lo que la comunicación directiva debe considerarse eficaz, lo que garantiza la consecución de los objetivos de la actividad directiva a través de la transferencia rápida de la información necesaria, el impacto psicológico óptimo, la comprensión mutua entre el objeto y el sujeto de la gestión y su interacción óptima.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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