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Las ventas son el elemento más importante de cualquier negocio. Cuanto más altas son, más rápido crece la empresa. Por eso hay que prestar especial atención a la organización del departamento de ventas o comercial.
Por qué se necesita un departamento de ventas, sus funciones y tareas
El objetivo principal de cualquier negocio es el beneficio, por lo que el departamento de ventas se forma entre los primeros en cualquier empresa. Sus funciones y límites de responsabilidad son a veces difusos: todo el mundo sabe que hay un departamento comercial, pero lo que hace exactamente es difícil de decir. Este enfoque tiene un efecto negativo en la actividad empresarial general: ventas ineficaces = beneficios bajos.
A la hora de organizar el trabajo del departamento de ventas, primero hay que definir sus principales funciones y tareas. Independientemente del ámbito de actividad, los objetivos generales de este servicio son:
- Estudiar la demanda de los consumidores, sus fluctuaciones y cambios
- Trabajar para aumentar el número de clientes potenciales
- Análisis del mercado de productos o servicios
- Búsqueda de proveedores fiables y establecimiento de relaciones comerciales con ellos
- Registrar y controlar el proceso de cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los proveedores
- Actividades de promoción de productos o servicios en el mercado
La organización del servicio depende de la escala de la actividad de la empresa: en un departamento de ventas pequeño, se combinan las funciones de varios servicios, por ejemplo, marketing, ventas y facturación. Las más grandes incluyen varias subdivisiones más pequeñas que dependen directamente del director comercial. Pero todas ellas, independientemente de su estructura y escala, tienen el mismo objetivo: encontrar a sus clientes, presentarles sus productos o servicios y convencerles de que los compren.
Estructura del departamento de ventas
A la hora de crear un equipo de ventas, es importante organizarlo en función de las necesidades reales de la empresa, lo que variará en función de los productos que se tengan, los entregas que se tengan, el lugar donde se venda, etc.
Estructura en grandes empresas, como mayoristas, minoristas o plantas de fabricación con varias sedes en diferentes ciudades
En este tipo de empresas, el servicio comercial incluye varias divisiones independientes, que dependen del director de ventas y realizan las funciones que se les asignan:
Departamento de publicidad, marketing
- Realiza los estudios de mercado necesarios, determina el nivel de la oferta y la demanda en el mercado
- Desarrolla la publicidad, el producto y la política de precios de la empresa
- Desarrolla una estrategia de marketing eficaz para promover los productos en el mercado
- Lleva a cabo medidas para crear una imagen positiva de la empresa
Departamento de compras
- Desarrolla una red de proveedores fiables de materias primas o bienes, celebra contratos con ellos, amplía las relaciones comerciales con ellos
- Participa en la formación de una gama de productos
- Gestiona la entrega de mercancías de los proveedores
- Lleva a cabo trabajos destinados a mejorar la calidad de las materias primas y a mejorar su surtido.
Departamento de ventas
- Desarrolla la política de ventas en la organización
- Busca mayoristas y celebra contratos con ellos
- Desarrolla un conjunto de actividades logísticas para la entrega puntual de los productos a los compradores mayoristas
- Gestiona el inventario
Departamento de almacén
- Recibe los productos entrantes
- Organiza el proceso de almacenamiento
- Recoge los pedidos de los mayoristas
- Envía las mercancías y las despacha a los clientes
Es necesario que todos los departamentos colaboren estrechamente. Si el departamento de ventas no coordina sus acciones con el de marketing, se producirá un desequilibrio entre la demanda y el consumo de productos. Si el departamento de compras no está al tanto de la situación en el almacén, podría haber un problema con el almacenamiento de las materias primas entrantes.
Estructura en empresas más pequeñas
En ese caso, el departamento de ventas tendrá una estructura completamente diferente.
Las funciones del departamento de compras y ventas pueden ser gestionadas por una sola unidad, como el departamento de intermediación.
Con frecuencia, no existe un departamento de marketing, sino que sus funciones se subcontratan a agencias especializadas.
En las empresas muy pequeñas, el departamento comercial se encarga de todas las operaciones de compra, publicidad y venta.
Esta estructura suele estar dictada por las limitaciones presupuestarias. Pero también puede ser eficaz si hay un número suficiente de especialistas y su trabajo está bien estructurado.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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