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El gestor de proyectos es la persona responsable de la gestión de un proyecto y de la consecución de los objetivos fijados según el presupuesto, los plazos y los requisitos de calidad. También debe encargarse de la gestión del equipo del proyecto. Y dependiendo del tamaño del proyecto, el director puede estar asistido por un equipo de apoyo (oficina de proyectos), si lo hay, y un supervisor.
Responsabilidades director del proyecto
Ahora bien, hablemos más concretamente de las responsabilidades del gestor del proyecto. Entre ellas se encuentran:
- Crear un entorno laboral idóneo para el equipo del proyecto y proporcionar una atmósfera para su trabajo productivo.
- Desempeñar las funciones de la organización y utilizar hábilmente la autoridad otorgada.
- Prevenir los problemas y resolverlos con éxito tanto dentro como fuera del equipo.
- Analizar los resultados del proyecto y formular conclusiones con el fin de aplicar la experiencia.
- Asignación de funciones y responsabilidades entre los miembros del equipo.
- Planificación de proyectos y movilización de recursos.
- Hacer un seguimiento del proyecto.
- Supervisar la evolución de la gestión de proyectos, identificar nuevos enfoques y aplicar los mismos.
- Gestionar las prioridades, identificar los riesgos y gestionarlos.
- Involucrar al cliente y mantener el nivel de implicación requerido.
- Prevenir oportunamente los conflictos.
- Evitar el retraso de las decisiones importantes.
- Mantener informados a los interesados en el proyecto.
- Controlar los cambios durante las obras del proyecto.
- Facilitar la interacción constructiva de los miembros del equipo
Es importante tener en cuenta que el éxito de todas las acciones del director de proyecto depende en gran medida de su capacidad de liderazgo y del cumplimiento de determinados requisitos, que se describirán a continuación.
Tareas de un gestor de proyectos
El gestor de proyectos puede describirse como el inspirador del equipo, creando una atmósfera creativa. Facilita la selección de empleados y asegura las condiciones para obtener altos resultados del equipo y de cada uno de sus miembros. Al mismo tiempo, no debe influir directamente en los esfuerzos de las personas, porque su principal tarea es apoyar a sus colaboradores sin hacer el trabajo por ellos.
El gestor de proyectos es el eslabón clave de la gestión de proyectos, cuyo punto fuerte es la delegación de autoridad y la asignación de responsabilidades para lograr los resultados deseados a gestores específicos. Son el director del proyecto y los miembros más fuertes del equipo.
La naturaleza de la responsabilidad y la autoridad se especifican en el contrato con el cliente (para proyectos externos) o en la carta del proyecto (para proyectos internos). Pero de un modo u otro, el gestor de proyectos tiene las siguientes funciones:
- Formar la estructura organizativa y el equipo del proyecto.
- Cuestiones de movilización de recursos.
- Participar en la contratación, formación y motivación del personal.
- Definir las responsabilidades, el alcance del trabajo y los objetivos de los miembros del equipo.
- Desarrollar y acordar el plan del proyecto, incluyendo los plazos, el plan de gestión de riesgos, el plan de comunicación, el plan presupuestario y otros.
- Garantizar el cumplimiento del plan.
- Coordinar y supervisar las actividades de contratación y cierre.
- Establecer vínculos de comunicación.
- Generar flujos de información eficaces.
- Preparar y presentar informes.
- Mantener el contacto con el cliente, proporcionando la información necesaria y resolviendo cualquier problema que surja con el cliente.
- Supervisar y analizar el estado actual de los trabajos.
- Previsión de posibles problemas y adopción de medidas correctoras.
- Coordinación de las acciones de los empleados y control de los cambios.
- Garantizar el cierre oportuno y completo del proyecto.
- Analizar los intereses de los miembros clave del equipo y las peculiaridades del entorno del proyecto.
Requisitos de un gestor de proyectos
Un gerente puede desempeñar varias funciones si cumple con determinados requisitos básicos como los siguientes:
Experiencia. El gestor de proyectos debe tener al menos un proyecto finalizado en su haber y experiencia en un puesto de gestión con 5 o más personas, negociación, resolución de conflictos, interacción con proveedores, organización y realización de licitaciones, administración de contratos, gestión de documentos, planificación y control de la ejecución de los trabajos.
Conocimientos. El gestor de proyectos debe conocer los fundamentos de la gestión de proyectos, la contabilidad de gestión, la economía de la empresa, la gestión de contratos, la gestión de la calidad y los riesgos, así como conocer las herramientas y métodos de motivación del personal. Es conveniente que el directivo conozca los actos normativos, jurídicos y legislativos, los requisitos medioambientales, económicos y técnicos de los productos de su organización, la estrategia de desarrollo de la empresa, la organización de la planificación de la producción, las características de la elaboración de presupuestos, los calendarios y los modelos de proyectos, los fundamentos de la legislación laboral, las normas y reglamentos de protección laboral y los fundamentos del control de seguridad y calidad.
Competencias. El gestor de proyectos debe ser capaz de utilizar con confianza Internet, los programas del paquete Microsoft Office, así como los programas de gestión de proyectos (primavera, Spider Project, MS Project, etc.); también debe ser capaz de organizar y dirigir reuniones.
Formación. No hay requisitos obligatorios, pero la formación superior en economía o ingeniería es una ventaja indudable para el gestor de proyectos. La gestión y la dirección de proyectos pueden ser adecuadas como formación adicional.
Cualidades personales. Un gestor de proyectos debe ser siempre responsable, comunicativo, resistente al estrés, flexible y sistemático en su pensamiento y capaz de trabajar.
Estos requisitos son básicos, y son suficientes para gestionar con éxito un proyecto y su equipo, sin los cuales no será posible alcanzar las metas y objetivos del proyecto. El equipo del proyecto, a su vez, tiene una serie de atributos específicos.
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Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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