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El papel más importante del proyecto es el del director del mismo. El papel del director de proyecto depende directamente de las funciones de gestión del proyecto.
La gestión de proyectos, como proceso de aplicación de los conocimientos, habilidades, métodos, herramientas y técnicas de gestión de proyectos a las actividades de los mismos con el fin de lograr resultados, incluye las siguientes funciones:
- Establecimiento de objetivos
- Planificación
- Organización
- Motivación
- Control
- Análisis y regulación
Estas funciones de gestión, que pueden denominarse funciones del director de proyectos, se utilizan en todas las fases del ciclo de vida del proyecto.
Fase de inicio del proyecto
En la fase de inicio del proyecto, la función principal del director de proyectos es establecer objetivos e hitos.
Además, debe reunir un equipo de proyecto cuyos miembros compartan las ideas y objetivos del proyecto y sean responsables de su trabajo.
En esta fase, el director del proyecto también desempeña las siguientes funciones:
- Justificar la relevancia del proyecto
- Formular una estrategia
- Definir los hitos de la aplicación
- Acordar el contenido del proyecto con el cliente
Fase de planificación
En la fase de planificación, el director del proyecto debe determinar:
- El calendario de ejecución del proyecto
- Presupuesto y fuentes de financiación
- Recursos materiales, laborales, financieros y de información necesarios
- La lista de actividades del proyecto
Se prepara un calendario de actividades que muestra la estructura de las actividades interrelacionadas y la duración de su ejecución. El calendario también puede mostrar las partes responsables y los costos con referencia a actividades específicas. Las herramientas de programación más conocidas son Microsoft Project, OpenProj, ProjectLibre, etc.
Sin embargo, en esta fase es importante no sólo crear un plan, sino también organizar la ejecución de todas las actividades y la interacción de los participantes en el proyecto.
Igualmente, importante es la designación de las reglas de intercambio de información y las reglas del equipo del proyecto.
También es necesario pensar en un sistema de motivación de los empleados para garantizar su interés por el resultado y la calidad del trabajo.
Para evitar problemas innecesarios durante la ejecución del proyecto, hay que desarrollar medidas de mitigación de riesgos y definir los desencadenantes de los mismos.
Fase de ejecución
Durante la fase de ejecución, el papel principal del director del proyecto es organizar el trabajo con los contratistas externos y supervisar el progreso de las obras.
Cuando surgen problemas o irregularidades, el director del proyecto debe tomar decisiones inteligentes. Las consecuencias de las decisiones pueden ser el ajuste del plan, los recursos e incluso los objetivos intermedios del proyecto.
Los principales parámetros de control son:
- La calidad de la ejecución del trabajo
- Los plazos de ejecución
- El presupuesto del proyecto
- Medidas de mitigación de riesgos
Las fuentes de problemas más frecuentes a las que se enfrentan los directores de proyectos son:
- Trabajar en condiciones de incertidumbre, de cambio constante
- Calidad y eficiencia insuficientes en la ejecución del trabajo
- Incoherencia en las acciones de los distintos participantes en el proyecto
- Gestión ineficaz de los recursos
- Duplicación de esfuerzos
- Uso ineficaz de los subespecialistas
- Falta de responsabilidad operativa
- Deficiencias en el calendario: retrasos en la finalización y demoras con los correspondientes sobrecostos y sanciones contractuales.
- Presencia de conflictos como consecuencia de la asignación de recursos dentro del proyecto y entre proyectos.
Así, la gestión tiene como objetivo lograr el resultado deseado en un tiempo determinado con recursos limitados en condiciones de incertidumbre.
Fase de finalización del proyecto
En la fase de finalización del proyecto, el director del proyecto resume y analiza los resultados obtenidos y también genera documentos de información para el cliente del proyecto.
También es importante elaborar una base de datos y de conocimientos sobre las actividades del proyecto, teniendo en cuenta los problemas encontrados, sus soluciones y los resultados obtenidos. Esta información contribuye a mejorar la calidad de los proyectos ejecutados en el futuro, así como su eficacia.
Todas las funciones de gestión de proyectos están inextricablemente vinculadas a todos los procesos de gestión (gestión de contenidos, plazos, costos, calidad, recursos humanos, partes interesadas, riesgos y otros).
Así pues, la gestión de proyectos requiere una gestión eficaz de todos los procesos del proyecto mediante las funciones de gestión mencionadas. Y para lograr el objetivo del proyecto dentro de las limitaciones establecidas, el director del proyecto debe tener conocimientos en todas las áreas mencionadas.
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Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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