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Una etapa importante del proceso de gestión de los recursos humanos es la contratación, que implica principalmente procesos como el reclutamiento y la selección.
¿Qué es la contratación y selección de personal?
La contratación es el conjunto de actividades que una organización utiliza para atraer a candidatos que trabajen en ella y que tengan las cualificaciones y capacidades necesarias para contribuir a la consecución de los objetivos de la organización.
La contratación es el proceso por el que una organización selecciona a la persona o personas de entre los solicitantes contratados que mejor se adaptan a la vacante y a las condiciones de trabajo.
El objetivo de la contratación es principalmente crear una reserva de candidatos para todos los puestos de trabajo de la organización, teniendo en cuenta los posibles cambios de personal y de organización, los despidos, los traslados, las jubilaciones, los vencimientos de contratos, los cambios en la dirección y la naturaleza de la organización y sus divisiones.
A la hora de contratar, la función de recursos humanos tiene que basarse en un número óptimo de personal definido.
Para contratar a los empleados adecuados, es necesario conocer con detalle qué tareas van a realizar durante su trabajo y cuáles son las características individuales y grupales de esos puestos. Estos conocimientos se obtienen mediante el análisis del contenido de los puestos de trabajo, que es un aspecto importante de la gestión de personal. Sin ella, todas las demás funciones de recursos humanos son difíciles de llevar a cabo.
Los profesionales de RRHH preparan documentos que describen las consideraciones de la planificación de la plantilla y las necesidades de personal de la organización, así como las actividades de los directivos a la hora de contratar personal para sus unidades de trabajo. Es importante tener en cuenta que, al contratar y seleccionar al personal, los empresarios tratan con personas que buscan realizar sus objetivos eligiendo una organización y un puesto determinados. Del mismo modo, los directivos tratan de alcanzar sus objetivos mediante la selección de un candidato.
El responsable de RRHH debe tener una idea exacta de la naturaleza del puesto de trabajo en sí, de las cualificaciones del candidato y de las cualidades requeridas para desempeñar el trabajo. Se trata de una parte muy importante de la formación en materia de contratación y selección, que a menudo se subestima.
Etapas de la contratación
Esta información suele reunirse en tres etapas:
1) El análisis del contenido del puesto es un proceso de evaluación sistemático y detallado del contenido de este. Este análisis puede llevarse a cabo mediante diversos métodos. Si se trata de un trabajo poco complicado, la simple observación puede ser una buena fuente de información. A veces se recurre a los ejecutores directos o a sus supervisores (jefes, encargados, etc.). Sin embargo, este estudio está fuertemente influenciado por factores subjetivos, ya que las personas de cualquier nivel oficial tienden a exagerar la importancia de su trabajo. Por lo tanto, en algunos casos, se requiere un estudio complejo.
2) Descripción del puesto. La descripción del puesto se elabora a partir del análisis del contenido del mismo. Este documento resume las principales tareas, las competencias requeridas, las responsabilidades y la autoridad del ejecutante.
3) La siguiente etapa en el trabajo preparatorio del jefe de personal es la elaboración de los requisitos del tipo de ejecutante que se necesita para el puesto. Sobre la base del análisis anterior, deben identificarse con la mayor precisión posible las competencias, los conocimientos, las cualificaciones y las cualidades que se requerirán en el puesto, así como la experiencia práctica y los rasgos de carácter.
En la mayoría de los casos, lo que se busca es identificar las características deseables. Sin embargo, no siempre es posible seleccionar al candidato ideal. Por lo tanto, es necesario establecer los requisitos mínimos básicos que debe cumplir un solicitante. Sin embargo, hay algo más importante: el candidato debe encajar en el entorno de trabajo existente, en el equipo donde va a trabajar.
Una vez que tenga una idea precisa de la naturaleza del trabajo y de las cualificaciones y cualidades que se requieren, debe pasar a la siguiente fase, que es la de encontrar a una persona que cumpla estos criterios. Esta búsqueda se realiza durante el proceso de contratación. Para ello, primero hay que identificar las fuentes y los métodos de contratación.
Cuando una organización necesita contratar nuevos trabajadores, se plantean dos cuestiones: dónde buscar posibles trabajadores (fuentes) y cómo informar a los posibles trabajadores de las vacantes disponibles (métodos).
Fuentes de contratación
Las fuentes de reclutamiento pueden ser: internas (empleados de la propia organización, de la empresa) y externas (personas no asociadas previamente a la empresa).
Las principales fuentes externas de contratación:
- Instituciones educativas: escuelas, colegios, liceos, escuelas técnicas, escuelas de formación profesional, institutos, universidades. Muchos centros de enseñanza disponen ahora de servicios de inserción laboral para sus estudiantes y titulados.
- Organizaciones y empresas relacionadas.
- Las agencias de empleo públicas y comerciales, las bolsas de trabajo, las agencias de empleo, los centros de asesoramiento y las agencias de contratación desempeñan un papel importante en la contratación. Una agencia de contratación fiable puede ser de gran ayuda para identificar a los solicitantes de empleo y para entrevistar y evaluar a los candidatos.
- Antiguos empleados que han dejado la organización por voluntad propia y desean volver. Independientemente de sus trabajos anteriores, hay que tenerlos muy en cuenta.
- Candidatos ocasionales que solicitan trabajo por su cuenta. Deben incluirse cada vez en una lista (o en una base de datos de candidatos externos).
- Los anuncios, en relación con los métodos de contratación mencionados, pueden complementarlos o ser la principal fuente de contratación. El objetivo de estos anuncios es obtener un resultado eficaz al menor coste posible.
Muchas empresas practican la contratación interna seleccionando a los candidatos dentro de la empresa. La ventaja de esta práctica es que las personas que realizan la selección pueden conocer de antemano a los candidatos, sus cualidades como empleados (lo que, sin embargo, también puede ser una desventaja, ya que distorsiona la percepción de la información).
Las principales fuentes internas de contratación son:
- Fondo de promoción
- Empleados transferibles y reubicables de la organización
- Combinar los puestos de trabajo dentro de la organización
- Empleados formados y reciclados en instituciones y centros educativos bajo la dirección de la organización
Las fuentes de contratación varían en términos de coste y eficacia.
Las fuentes y los métodos de contratación pueden evaluarse de varias maneras. Un método consiste en calcular el coste de cada método de contratación y dividirlo por el resultado que produce el método (es decir, el número de trabajadores contratados). Al mismo tiempo, es necesario tener en cuenta no sólo el número de trabajadores contratados, sino también el rendimiento de su trabajo.
Los DRH deben combinar inteligentemente las fuentes de reclutamiento internas y externas. Para ello, es importante que los candidatos conozcan el perfil del puesto, la remuneración, los servicios sociales y algunos aspectos del clima psicológico de la empresa.
Además, cada candidato puede tener otras necesidades de información en relación con su futuro trabajo.
Por lo tanto, para mantener a los candidatos lo mejor informados posible, los departamentos de RRHH deben:
- Pensar claramente en cómo se va a organizar este trabajo.
- Formular y publicar todos los requisitos para el trabajo.
- Informar a los candidatos sobre las condiciones de trabajo, la remuneración, las ventajas y los inconvenientes del futuro empleo.
- Informar a todos los candidatos sobre los siguientes pasos del Departamento de Personal tras la selección inicial de un candidato para un posible puesto.
El procedimiento de tramitación de las solicitudes (peticiones) de los candidatos por parte de los servicios de RRHH en la fase de contratación de candidatos es el siguiente:
- Recepción de postulaciones (solicitud, CV, ficha de personal, etc.).
- Registro.
- Revisión de los documentos presentados y, si es necesario, solicitud de información adicional sobre el candidato.
- Remitir al departamento correspondiente.
- Examen en el departamento.
- Volver al departamento de RRHH.
- Formulación de un dictamen consensuado por Recursos Humanos y el departamento al que se envió el documento.
- Rechazo o invitación a una entrevista.
La base de la contratación es:
- Necesidades de personal
- La política de personal de la empresa, que determina las prioridades de los directivos a la hora de contratar personal (de preferencia por la promoción interna y el reciclaje sobre la contratación externa, o de preferencia por la contratación de personas que actualizan periódicamente sus cualificaciones mediante diversas formaciones).
Así, las actividades consideradas constituyen la base del proceso de contratación. La siguiente acción es la selección de personal.
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