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Los flujos de producción deben ser continuos. Las interrupciones en el suministro, la producción y las ventas provocan una disminución de los beneficios, una menor rotación de capital y un aumento de los costos de producción de bienes, obras y servicios para la empresa.
La gestión de compras es la parte más importante de las mismas, ya que un buen planteamiento a la hora de configurar las actividades de compra tiene un impacto directo en el valor del producto final. Esto se aplica a las empresas dedicadas al comercio minorista y mayorista: el volumen de compras constituye una parte importante de la actividad económica de dichas empresas. En las empresas más grandes, un departamento especializado se encarga de las compras; en las empresas con poca producción, basta con un especialista.
El objetivo principal es garantizar la entrega de mercancías, materias primas y suministros para la fabricación del producto. Además, el departamento de compras supervisa la disponibilidad de las existencias, el precio de los bienes adquiridos y regula la selección y el trato con los proveedores.
La estrategia de compras es primordial para las empresas manufactureras, ya que, incluso al principio del ciclo de producción, puede garantizar que los costos se mantengan al mínimo, dando al producto y a la empresa una ventaja competitiva en el mercado.
Objetivos de la gestión de compras
- Garantizar un suministro constante de materias primas para una producción ininterrumpida. El tiempo de inactividad de los equipos y del personal aumenta los costes y reduce los ingresos al disminuir los volúmenes de producción.
- Acumular un pequeño inventario de materias primas que permitan seguir produciendo bienes durante un período de tiempo si no hay suministro. Por ejemplo, si tus proveedores están alejados geográficamente y las entregas son poco frecuentes, puede haber retrasos por culpa del proveedor o por situaciones de fuerza mayor.
- Buscar, analizar y seleccionar los proveedores con los precios más bajos y los requisitos de calidad.
Es importante darse cuenta de que la gestión de las compras no consiste únicamente en encontrar un proveedor que ofrezca las materias primas al precio más bajo entre los competidores. Es muy probable que la compra de materias primas de baja calidad no dé lugar a la elaboración de un producto de calidad, lo que provocará una caída de la demanda del producto. Así se producirá un producto final que la gente no querrá comprar y esto acarreará pérdidas.
Tareas de gestión de compras
La dirección de cada empresa establece sus propias tareas de gestión de compras, en función de las características de la producción y de las particularidades de la empresa. Las más comunes son los siguientes:
- Análisis de los precios de mercado de las materias primas
- Comprar bienes para la producción a un precio razonable
- Controlar la calidad de la contratación
- Trabajo continuo con los proveedores (plan de entrega, logística, documentación) Buscar nuevos socios
- Organización del mecanismo de realización de pedidos en función de las necesidades actuales (pedidos por Internet, gestión electrónica de documentos, formato de trabajo a distancia), etc.
Para los minoristas que revenden bienes a los minoristas, es importante, entre otras cosas, analizar la demanda final del consumidor y ajustar la gama de bienes adquiridos en el momento oportuno.
El proceso de gestión de la compra
- Identificar la necesidad. Determinar los requisitos de las mercancías que se van a comprar en función de las características previstas del producto final.
- Análisis de existencias. Actualice sus niveles de existencias y, si hay escasez, identificar las cantidades que se necesita adquirir.
- Buscar y elegir un proveedor. Examinar las ofertas comerciales, elegir uno o varios proveedores, celebrar contratos, determinar las condiciones y la periodicidad del suministro.
Importante: Se debe elegir un proveedor en función de la política de la empresa. La concentración en un solo proveedor permitirá recibir bonificaciones y descuentos, lo que es beneficioso para los mayoristas. Pero al mismo tiempo existen ciertos riesgos de interrupción de suministros y limitaciones por parte del socio.
- Preparación, colocación y control del pedido. La automatización de las operaciones, desde la preparación del pedido hasta el pago y la recepción del mismo, acorta el tiempo entre las entregas y permite optimizar el trabajo de su departamento de compras. Control constante del cumplimiento de las condiciones y obligaciones del proveedor.
- Recepción e inspección. Los productos defectuosos deben ser devueltos y sustituidos. Estas condiciones deben estipularse en el contrato con el proveedor en la fase de firma del mismo. En esta fase también es importante organizar correctamente el almacenamiento de las materias primas por gama de productos, respetando las capacidades técnicas de almacenamiento con la conservación de las propiedades de consumo.
- Documentación. Supone la firma de los documentos de entrada, el pago de las mercancías y la posible labor de reclamación si hay disputas con los proveedores sobre las condiciones, la cantidad y la calidad de las materias primas adquiridas.
Cada fase de contratación implica un gran número de contratistas y flujos de información. Entre ellos se encuentran los proveedores y clientes externos, la planificación y la producción, la logística y el almacenamiento, y el control de calidad. Un error de uno de los actores puede llevar a una información de compra distorsionada y a posibles pérdidas financieras.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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