¿Cómo planificar los recursos humanos?

La planificación del personal es el proceso de hacer que las unidades y la calidad de los recursos humanos sean coherentes con la visión y la misión de la empresa. La planificación debe llevarse a cabo de acuerdo con los objetivos y directrices de la empresa, en el contexto específico de la planificación empresarial. El rendimiento de la planificación de RRHH depende en gran medida de la capacidad del planificador para analizar la situación actual de la empresa y proyectarla hacia el futuro.

Planificación de los recursos humanos

La planificación de los recursos humanos, como elemento específico de la planificación empresarial, es parte integrante de los presupuestos de la empresa, por lo que debe ser auditada para garantizar el cumplimiento de los resultados previstos con la misma frecuencia que las auditorías previstas para otros presupuestos de la empresa. Este proceso le permitirá hacer uso de una plantilla cualitativa y cuantitativamente preparada para lograr los resultados empresariales más importantes dentro de los límites de gasto prefijados.

Aspectos que debe tener en cuenta la planificación

Para planificar correctamente los recursos humanos necesarios para perseguir los objetivos de la empresa, la planificación debe estar orientada a la definición:

1. El número y la calidad del personal necesario. Este elemento tiene en cuenta los traslados a las diferentes sedes operativas y las reorganizaciones. También define la contratación necesaria u otras acciones. La definición de las necesidades de personal resultantes es el principal resultado de esta actividad.
2. Los costes laborales que tendrá que soportar la empresa y su incidencia en los costes totales. Hay que tener en cuenta que, en algunos tipos de empresas, como las de servicios, los costes de personal son un componente importante de los costes totales, por lo que hay que prestarles la debida atención.
3. El tiempo de trabajo. Estos datos se correlacionarán estrechamente con la carga de trabajo definida en la fase preventiva, con el fin de adecuar las necesidades de producción al potencial real.

Objetivos al planificar la plantilla adecuada

Para calcular el tamaño óptimo de la plantilla, es decir, cuantitativa y cualitativamente en consonancia con la plantilla necesaria, y dotar a la empresa de la estructura organizativa adecuada, será necesario tener en cuenta:

1. Objetivo de producción. La cantidad de productos o servicios que deben producirse o prestarse en el periodo considerado.
2. Mano de obra. La cantidad y calidad de la mano de obra que puede estar presente.
3. Objetivo de eficiencia. El nivel de tecnología presente en el sistema de producción y su posible evolución.
4. Objetivo de tiempo. El tiempo de trabajo disponible teniendo en cuenta las limitaciones legales y contractuales y las distintas formas de flexibilidad permitidas por la ley y por la negociación colectiva.
5. Grado de utilización de la mano de obra disponible. El nivel de saturación de la mano de obra.
6. Satisfacción del cliente. El nivel de calidad de los bienes y servicios prestados.
7. Objetivo de un organigrama. El modelo de organización y distribución de tareas o funciones de forma más o menos estructurada.
8. Insourcing o outsourcing. Las opciones de política de producción centradas en la capacidad interna o externa de la empresa.

Es importante que la estructura organizativa sea flexible para permitir una mayor rapidez y capacidad de adaptación a las condiciones externas cambiantes.

Una vez definidos los objetivos a través del proceso de planificación, la organización se encargará de seleccionar y estructurar los medios utilizados para alcanzar dichos objetivos. La forma organizativa será tanto más correcta cuanto más pueda facilitar la consecución de los objetivos, adaptándose al contexto en el que opera la empresa.

Elementos que inciden en la estructura empresaria

Los elementos que influyen en la estructura empresarial son:

• Burocracia.
• La madurez del sector en el que opera la empresa.
• El tamaño y la complejidad de la empresa.
• El entorno externo e interno que puede afectar a la flexibilidad, la centralización del poder y la jerarquía.
• La distribución del poder.

Cómo calcular el número de empleado

Una vez elaborados los planes de producción y determinadas las cantidades a producir, podrá compararlas con los niveles de producción estándar e identificar las necesidades en cuanto a número y calidad de las unidades de trabajo a emplear, obteniendo así la tendencia que puede tener el número de empleados durante el periodo del plan. En el proceso de definición de requisitos se puede seguir un camino descendente o ascendente.

En el proceso descendente, usted, como órgano de decisión de la empresa, analizará y luego decidirá por sí mismo cuántas unidades de trabajo por departamento o fase de trabajo necesita la empresa.

En el enfoque ascendente, implicará previamente a los responsables de los departamentos o procesos para examinar las actividades que deben desarrollarse y, tras esta evaluación, la plantilla será la suma de todas las necesidades que hayan surgido.

Es muy importante dotar a su empresa de un sistema de información capaz de recoger, procesar y poner a disposición la información relativa al personal de forma estructurada y oportuna. Se trata de una opción de gestión de personal que debe evaluarse inmediatamente, para seguir la evolución de la empresa.

Asignación de tareas a los trabajadores

Una vez identificada y organizada la mano de obra necesaria desde el punto de vista de la estructura en la que va a operar, hay que asignar tareas a los trabajadores individuales que contribuirán a la realización de los productos o servicios de su empresa. Cada emplea

do se incluirá en un contexto organizado que proporciona tareas, cualificaciones y categorías, donde:

• Las funciones son las tareas que se deben realizar para satisfacer la obligación contractual, que representa el objeto de la prestación laboral del trabajador.
• La cualificación, que representa el estatus profesional del empleado, es decir, el conjunto de conocimientos, habilidades y competencias de una figura profesional específica. En cierto sentido, la cualificación es también el conjunto de tareas asignadas.
• Las categorías subdividen a los trabajadores en cuatro: 

1. Trabajadores
2. Oficinistas
3. Ejecutivos
4. Directivos

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Paola Lucena

Licenciada en Comunicación Social

Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.

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