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La gestión del conocimiento (GC) es un sistema organizado de procesos para reunir conocimientos y habilidades y transferirlos dentro de una empresa. Cuando la gestión del conocimiento está bien organizada, todos los empleados tienen acceso a la información que les ayuda a afrontar su trabajo y a desarrollar sus capacidades.
La gestión del conocimiento del proyecto también facilita la incorporación (adaptación) de nuevos empleados y la transferencia de tareas de un ejecutante o equipo a otro. Además, si el único miembro del personal que ha estado realizando una tarea importante se va de vacaciones o renuncia, la gestión del conocimiento permite suplirlo rápidamente y evitar así las pérdidas.
Una gestión eficaz del conocimiento requiere repositorios que faciliten a los empleados el acceso al material que necesitan. Contienen detalles de métodos y procesos, estrategias y problemas resueltos y no resueltos. Estos repositorios se convierten en un depósito de información detallada sobre la historia y las operaciones de una empresa, así como en un recurso de conocimiento para los empleados actuales y futuros.
¿Por qué gestionar el conocimiento?
En las empresas de TI existe la idea errónea de que la gestión del conocimiento consiste simplemente en añadir información a un repositorio. De hecho, el objetivo principal de la GC es almacenar y gestionar toda la información disponible para que los empleados puedan encontrarla y utilizarla fácilmente, y los miembros del equipo tengan la posibilidad de añadir información a la base de conocimientos por sí mismos. Además de gestionar los repositorios y almacenar la información en ellos, también es necesario facilitar la comunicación entre departamentos y animar al personal a compartir sus conocimientos entre sí, así como crear una cultura de intercambio de conocimientos.
Es necesario mejorar los sistemas de gestión del conocimiento si los empleados:
- No tienen tiempo libre para compartir nuevos conocimientos o habilidades
- No puede comunicarse adecuadamente, ni verbalmente ni por escrito
- Carecen de experiencia en la estructuración de sus competencias
- Se avergüenzan de hacer preguntas
- No tienen experiencia en el uso de software de intercambio de conocimientos
En un entorno en el que los empleados reciben todas las herramientas que necesitan para tener éxito, en el que se fomenta su crecimiento y las nuevas ideas, el trabajo es más productivo. Por eso la gestión del conocimiento es muy valiosa para empresas de todos los tamaños. Equipos de control de calidad, equipos de marketing y ventas, equipos de desarrollo y asistencia técnica: no es una lista exhaustiva de quienes se benefician de un sistema eficaz de gestión del conocimiento.
Gestión del conocimiento en las startups
La gestión del conocimiento es especialmente importante para las startups, ya que permite reutilizar los conocimientos y la experiencia acumulada. El repositorio de conocimientos de una startup debe incluir correos electrónicos, presentaciones, facturas, presupuestos, hojas de cálculo, imágenes y otros tipos de archivos que contengan información detallada sobre las actividades de la empresa. Aunque las empresas de nueva creación no suelen tener demasiados datos y conocimientos que gestionar, sigue siendo muy importante desarrollar métodos para organizarlos con antelación. La facilidad de acceso y recuperación evitará que los datos se conviertan en un montón de información desorganizada que no pueda utilizarse en el futuro.
Las redes sociales son excelentes para las empresas de nueva creación, tanto para la autopromoción como para documentar los conocimientos y los logros. Por ejemplo, los blogs, wikis o foros pueden usarse para mostrar y conservar fotos y vídeos corporativos, así como artículos sobre sus logros. La startup puede consultar esta información cuando trabaje en proyectos similares o para establecerse a los ojos de los inversores.
¿Cómo ayuda la gestión del conocimiento a las empresas?
La gestión eficaz del conocimiento no es solo una estrategia, es una cultura que ayuda a optimizar los procesos corporativos y a apoyar a los empleados.
La gestión del conocimiento ayuda a:
- Acelerar la incorporación y reducir el tiempo para pasar de semanas a días
- Mejorar la eficacia de las reuniones y evitar la pérdida de tiempo
- Desarrollar cursos de formación tanto para los nuevos empleados como para los ya existentes
- Crear pautas para los empleados y detallar los procesos de trabajo
- Crear directrices para los clientes
- Documentar el trabajo de cada departamento o equipo
- Facilitar la cooperación y la comunicación entre departamentos
¿Cómo ayuda la gestión del conocimiento a la incorporación de personal?
La gestión del conocimiento mejora considerablemente la incorporación de nuevos empleados y la transferencia de conocimientos. Es mucho más probable que los nuevos empleados se adapten y tengan acceso a todas las herramientas para el éxito. Un sistema eficaz de gestión del conocimiento ayuda:
- Acelerar la incorporación: según una lista de comprobación, los nuevos empleados tienen acceso a una visión detallada y completa de los procesos de trabajo de la empresa y a sistemas con información sobre cada paso del proceso de trabajo, lo que ayuda a los recién llegados a ponerse al día más rápidamente.
- Dirigir la formación específica para cada situación: en lugar de tener que aprenderlo todo por adelantado, los empleados buscan en la base de conocimientos los procesos y tareas necesarios en una situación determinada. Como resultado, los nuevos empleados no tendrán que abrumarse inmediatamente con una gran cantidad de nuevos conocimientos, y podrán encontrar fácilmente la información que necesitan para completar las tareas a medida que vayan surgiendo.
- Aumentar la productividad: cuando los empleados tienen acceso a la información que necesitan para resolver los problemas por sí mismos, la productividad aumenta y el tiempo de inactividad se reduce.
- Aumentar la satisfacción del personal: cuando los empleados obtienen fácilmente la información y los conocimientos que necesitan para hacer su trabajo con eficacia, sienten que tienen algo en lo que apoyarse.
Finalmente, hay que asegurarse de que el sistema de gestión del conocimiento está bien construido y organizado mediante el desarrollo de estrategias y la estandarización de procesos en toda la organización. Esto garantiza que la información se comparta y almacene correctamente para que se pueda acceder a ella y utilizarla. La gestión del conocimiento es un servicio interno que se ofrece al personal, por lo que es importante asegurarse de que es valioso, eficaz y útil para quienes lo utilizan, como cualquier otro servicio.
Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.
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