Clasificación y funciones de las agencias de viajes

Una agencia de viajes, travel agency (agente de viajes, travel agent) es una empresa o persona física que se dedica a la venta al por menor de servicios turísticos individuales y viajes al consumidor, el turista o los clientes corporativos.

Funciones de las agencias de viajes

Las principales funciones de una agencia de viajes son:

• Cobertura completa y extensa de las oportunidades de vacaciones y viajes para todos los recorridos disponibles, complejos turísticos, centros turísticos, etc.
• Promoción de esta información a través de la publicidad
• Organizar la venta del producto turístico según los métodos comerciales modernos y utilizando las especificidades y peculiaridades del mercado turístico

 Clasificación de las agencias de viajes

Las agencias de viajes modernas pueden clasificarse según una serie de características:

• Independientes: venden viajes a casi cualquier operador turístico de su elección. El agente decide con qué operador trabajar, basando su elección en el surtido de operadores turísticos, su propia experiencia, los intereses comerciales (analizando los precios de venta de los operadores turísticos y la cuantía de las comisiones), etc.
• Parcialmente dependiente: relacionado con la obligación de vender viajes de un operador concreto en un área de trabajo determinada. Por ejemplo, una agencia vende viajes de cualquier operador turístico a todos los destinos excepto a algún lugar en particular, cuyos viajes sólo ofrece un operador turístico concreto.
• Autorizados: ofrecen viajes de un operador específico únicamente, es decir, son una especie de oficinas de representación de un operador en los mercados regionales.
• Venta al por menor. La esencia de la representación minorista es que el conocido operador turístico cede al agente el derecho a utilizar su propia marca (nombre, logotipo, eslogan) con fines publicitarios, e incluso realiza algunas inversiones en el mismo (por ejemplo, para la compra o reparación de la oficina, compra de material de oficina, campaña publicitaria). A cambio, la agencia, convertida en minorista, se compromete a suministrar a un operador turístico un determinado número de turistas en cada periodo de referencia (por ejemplo, cien personas al mes).

En contraste con la franquicia, la relación de venta al por menor entre un operador turístico y una agencia de viajes no implica un pago separado por parte de esta última por el uso de la marca del operador turístico (e incluso del capital), al contrario, el agente recibe una determinada comisión por cada viaje vendido por el operador turístico. La única obligación del agente es vender un determinado número de viajes del operador en el periodo de referencia. También hay que tener en cuenta que una agencia minorista no está autorizada. Tiene derecho a vender no sólo los viajes del operador cuya marca utiliza.

Del mismo modo que los operadores turísticos, las agencias pueden ser de perfil único (ofrecen una gama reducida de viajes y destinos) o de perfil múltiple.

Según las funciones que desempeñan las agencias, es posible distinguir:

• Agencias de imitación, que venden a los turistas un producto turístico totalmente comprado a un operador turístico.
• Agencias innovadoras, que completan un producto turístico comprado a un operador turístico con una serie de servicios adicionales, haciendo que el viaje realizado se adapte mejor a las características del mercado turístico regional (por ejemplo, agentes que organizan traslados adicionales, apoyo para la obtención de visados, seguros para los turistas).
• Agencias de desarrollo, que se dedican a formar viajes a partir de servicios turísticos individuales adquiridos a diferentes operadores turísticos.

Según el alcance del trabajo realizado y las formas de cooperación entre la agencia y el operador, es posible distinguir:

• Agencias que trabajan con esquemas sin riesgo, es decir, que reservan un viaje con un operador turístico sólo si hay un cliente real (normalmente que ha hecho un determinado pago por adelantado). Esta forma de cooperación entre el agente y el operador es la menos arriesgada para la agencia, aunque el importe de la comisión del agente es estándar. Asimismo, es más probable que las agencias que prefieren no correr riesgos no puedan atender a un gran número de clientes, sobre todo en las fechas punta (porque cuando aparecen clientes reales, puede que simplemente no haya plazas disponibles en los viajes que ofrece el operador)

• Agencias que trabajan en un esquema de riesgo, asume la posibilidad de la compra o reservas irrevocables en bloque de asientos en los viajes ofrecidos por el operador, con el fin de garantizar la colocación de los futuros clientes de la agencia. Esto significa que, al tener su propio bloque de plazas en los viajes organizados por el operador turístico, el agente puede enviar a todos sus clientes a un viaje sin tener que negociar primero la disponibilidad con el operador turístico.

Esto no sólo simplifica el trabajo diario de la agencia, sino que también puede ser más rentable económicamente que trabajar con solicitudes puntuales, ya que cualquier operador turístico dará una comisión mayor a sus agentes mayoristas.

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Diana Cortes

Licenciada en Ciencias para la familia, de la Universidad Popular Autónoma del Estado de Puebla, México

Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.

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