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La formación de equipos de trabajo es de gran importancia para la gestión orientada a procesos.
La investigación sugiere que, si una tarea requiere una variedad de habilidades, perspectivas y experiencias, entonces un equipo trabaja más eficazmente que un individuo.
Los equipos de trabajo son grupos cuyos miembros trabajan para alcanzar un objetivo común y específico, actuando con responsabilidad individual y mutua, y aprovechando las sinergias que se manifiestan en las habilidades complementarias del trabajo conjunto. Mediante el esfuerzo coordinado y la sinergia, los equipos de trabajo muestran un nivel de productividad superior al de la simple suma de las contribuciones de los individuos.
Tipos de equipos
En la práctica se utilizan los siguientes tipos de equipos:
- Equipos de resolución de problemas
Los equipos de resolución de problemas están compuestos de 6 a 12 personas de la misma unidad. El objetivo del equipo es mejorar el rendimiento o resolver problemas específicos relacionados con su actividad laboral. Los miembros de estos equipos intercambian ideas y proponen formas de mejorar los procesos y metodologías de trabajo. Sin embargo, no se les permite tomar decisiones y aplicar sus sugerencias sin el consentimiento del director, lo que reduce la eficacia de su trabajo.
- Equipos de autogestión
Con el fin de mejorar la eficacia de los equipos, los equipos de autogestión son grupos formales de empleados que tienen amplia autoridad para tomar decisiones y ejecutar las tareas que realizan, trabajan sin un jefe y son totalmente responsables de los resultados. Ejecutan todo o parte del proceso de trabajo y suministran un producto a un cliente interno o externo.
Los equipos de autogestión se emplean ampliamente para desarrollar formas de hacer más eficientes los procesos de trabajo. Cuando se decide establecer equipos de autogestión, no hay que olvidar las diferencias culturales entre las personas. Si las personas y los empleados de un país determinado tienen una gran resistencia a la incertidumbre y un gran respeto por la autoridad jerárquica, es muy probable que la autogestión fracase.
- Equipos multifuncionales
El equipo multifuncional es un grupo mixto de especialistas en diferentes campos que trabajan juntos para realizar tareas específicas para la organización. Este tipo de equipos se utiliza habitualmente en la fabricación de productos técnicamente complejos a los que se exige una gran fiabilidad.
- Equipos virtuales
Los equipos virtuales son equipos físicamente dispersos en los que sus miembros se reúnen utilizando la tecnología informática para alcanzar un objetivo común. Los miembros del equipo virtual colaboran a través de diversos enlaces y redes de comunicación, como: videoconferencia, fax, correo electrónico y sitios web donde el equipo puede celebrar conferencias electrónicas. Los participantes están orientados a las tareas, compartiendo información, tomando decisiones y completando tareas de trabajo sin comunicación cara a cara.
Características comunes en los equipos eficaces
Es preciso destacar que el trabajo en equipo no significa automáticamente un aumento de la productividad de las actividades, sino que requiere la creación de un equipo eficaz. Diversos estudios han identificado una serie de características comunes en los equipos eficaces:
Objetivos claros. El equipo debe tener una comprensión clara y concisa del objetivo, y estar convencido de que su consecución conducirá al resultado deseado. Los miembros del equipo deben saber exactamente cuáles son los objetivos y cómo pueden colaborar para alcanzarlos.
Habilidades. Los equipos eficaces están formados por profesionales competentes y altamente cualificados con las habilidades y capacidades específicas necesarias para resolver problemas concretos, así como con los atributos personales necesarios para colaborar con éxito con los demás.
Confianza mutua. Un equipo necesita un alto grado de confianza mutua entre sus miembros, es decir, creer en la integridad y las capacidades de sus compañeros. El personal directivo debe prestar la máxima atención a mantener y sostener un entorno de confianza.
Compromiso compartido. El compromiso compartido se caracteriza por un alto grado de adhesión de los miembros del equipo a los objetivos del mismo y la voluntad de realizar un esfuerzo considerable para alcanzarlos.
Relaciones estrechas. Los equipos eficaces se caracterizan por sus altos niveles de comunicación. Los miembros del equipo son capaces de transmitirse mutuamente información de forma sencilla y clara, así como de intercambiar ideas y opiniones, tanto de forma verbal como no verbal, sin palabras innecesarias. Se caracterizan por una retroalimentación regular entre los miembros y el personal de supervisión, lo que ayuda a los directivos a dirigir a los empleados y a corregir a tiempo los errores y malentendidos.
Capacidad de negociación. Dado que las tareas, los problemas y las relaciones dentro de los equipos cambian constantemente, los miembros del equipo deben ser capaces de reconocer las diferencias existentes y ser capaces de resolverlas.
Un liderazgo eficaz. Un equipo necesita un líder eficaz, capaz de motivar al equipo para que le siga, superando los obstáculos. Su tarea consiste en convencer al equipo de que es capaz de alcanzar altos resultados, desarrollar la confianza de los miembros del equipo en sí mismos, ayudándoles a maximizar su potencial. Los jefes de equipo eficaces actúan cada vez más no como líderes, sino como formadores, facilitadores y mentores. Ayudan, guían y apoyan a los miembros del equipo y no sólo supervisan sus actividades.
Apoyo interno y externo. El equipo necesita un ambiente de apoyo. El equipo debe contar con una infraestructura que ofrezca oportunidades de desarrollo profesional y de formación continua a los miembros, así como un sistema claro y comprensible de evaluación del rendimiento e incentivos, y una política eficaz de gestión del personal en materia de motivación. En cuanto al apoyo externo, el equipo debe contar con todos los recursos necesarios para el desempeño eficaz del trabajo asignado.
La introducción de un trabajo en equipo eficaz en las organizaciones contribuye significativamente a la productividad. La transición del trabajo en solitario al trabajo en equipo requiere que los trabajadores sean capaces de cooperar con los demás, compartir información con ellos, tener en cuenta las diferencias culturales y subordinar sus propios intereses a los de su grupo. Los directivos solo pueden crear equipos eficaces si entienden por qué las personas actúan de determinada manera.
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