7 Principios clave para la eficacia del equipo

Hoy en día, todo está dispuesto para emprender y desarrollar un negocio, especialmente en el ámbito digital: desde diversas formas de obtener fondos (plataformas de crowdfunding, sistemas de subvenciones, business angels, etc.) hasta no tener que alquilar una oficina, porque se puede trabajar a distancia desde cualquier parte del mundo. La contratación también se ha vuelto mucho más fácil: basta con elegir entre miles de CV´s en cualquier sitio internacional de búsqueda de empleo.

Sin embargo, que el grupo de reclutadores contratado se convierta en un verdadero equipo y que funcione eficazmente es otra cuestión. Lo importante es encontrar un equipo con talento, no sólo motivado, capaz de suministrar ideas útiles, sino que además comparta la visión profesional del empresario. Y luego, no desaprovechar su potencial y ayudar a todos a avanzar hacia el mismo objetivo.

La eficacia de un equipo es su capacidad para alcanzar cuatro objetivos:

• Innovar (los equipos son eficaces si pueden responder a las nuevas demandas del entorno externo)
• Mejorar el rendimiento (el rendimiento es alcanzar los objetivos de la empresa con un uso mínimo de recursos)
• Calidad de los productos y servicios (productos y servicios sin defectos que cumplan las expectativas del cliente)
• Satisfacer las necesidades de los empleados (la capacidad de un equipo para ganarse la lealtad de sus miembros, inspirarlos y satisfacer sus necesidades básicas)

1. Establecer un objetivo general claro

Los equipos de alto rendimiento saben a dónde van, por qué hacen su trabajo y para qué lo hacen. Todo equipo de alto rendimiento tiene una misión general, o declaración de misión, que inspira a sus miembros. Este concepto es mucho más amplio que los «objetivos»; expresa la razón de ser del equipo, su propósito social. Expresando los valores profundos de los miembros del equipo, la misión establece el impulso del trabajo, su dirección, además de garantizar la coherencia. Siempre es único, poco convencional, y contiene la singularidad del equipo. Y definitivamente no se trata de obtener un beneficio, es hermoso y altruista.

Todos los miembros del equipo comprenden la misión y el propósito de su empresa: si ha decidido que el mundo debe librarse de la enfermedad de Parkinson, ese debe ser el objetivo de todos los empleados. No basta con ponerlo en la página web de la empresa o en un folleto: hay que articularlo en todas las reuniones para que capte la mente de todos los miembros del equipo.

Las principales características de un verdadero equipo son:

• Tener un objetivo común que sea conocido por todos los participantes y que tenga el mismo significado para cada uno de ellos.
• Motivación y concienciación. Todos los miembros del equipo desean sinceramente que el objetivo se haga realidad. Es importante para ellos, por lo que trabajan para obtener resultados. Los logros del equipo son el mayor valor de sus miembros, por lo que nadie escatima recursos personales.
• Un determinado tamaño. Un equipo no puede ser demasiado grande, ni puede estar formado por una sola persona. El número óptimo de participantes es de 5 a 10. Puede haber más, pero esto requiere recursos organizativos adicionales.
• No hay jerarquía. Existe una estructura organizativa dentro del equipo, pero no es jerárquica. Todos los miembros son iguales en estatus y derechos de voto.
• Colegialidad. Las decisiones en el equipo se toman conjuntamente mediante el debate.
• Sincronización de actividades. Las acciones de los participantes están coordinadas, no se duplican ni se contradicen entre sí.
• Discusión periódica de los resultados. Los miembros del equipo discuten y analizan su trabajo y reciben comentarios de los demás.

2. Organizar el intercambio continuo de conocimientos

A las personas de alto funcionamiento les suele gustar trabajar solas, por su cuenta. Por un lado, no es malo que los empleados no tengan que hacer preguntas constantemente para hacer su trabajo, pero esto tiene un impacto negativo en la cooperación y el ambiente de equipo.

Por lo tanto, las preguntas frecuentes son una bendición más que una desgracia. Intenta resolver todos los problemas juntos, de esta manera creas una continuidad de conocimientos y desarrollas un enfoque unificado para resolver los problemas, uniendo al equipo. También permite desarrollar procedimientos claros para los procesos que pueden derivarse a plantillas separadas. Facilitarán el trabajo de todo el equipo en el futuro.

Los elementos básicos que determinan la calidad del trabajo en equipo:

• Comunicación. Su frecuencia, estructura y apertura dependen de las tareas específicas y del equipo concreto. Si hay procedimientos importantes que revisar y decisiones que tomar, el trabajo rutinario deberá llevarse a cabo lo antes posible. Si es necesaria una sesión de brainstorming, bastará con una reunión plenaria o en línea.
• Coordinación. Cada miembro del equipo debe comprender cómo contribuyen él y cada uno de sus compañeros al resultado global, cuál es la relación entre cada contribución.
• Relación de las contribuciones. El mayor efecto del trabajo del equipo se consigue cuando cada empleado intenta utilizar sus propios conocimientos y experiencia con la mayor eficacia.
• Apoyo. Cada miembro del equipo no debe ser competitivo, sino cooperativo desde el principio. La consecución del objetivo común depende de lo bien que cada miembro del equipo haga su parte. Deben tratarse con respeto, ayudarse y animarse mutuamente.
• Hay que esforzarse por conseguir un resultado en equipo. Los miembros del equipo deben dar prioridad a las tareas del equipo sobre las suyas propias.
• Cohesión del equipo. Es importante que los miembros se lleven bien entre sí y que el espíritu de equipo sea fuerte.

3. Crear un entorno para la comunicación y romper las barreras

La clave de la eficacia organizativa reside en la comunicación, tanto entre los empleados como entre éstos y la dirección. Las pequeñas reuniones con el propietario de la empresa y/o los directivos serán bastante eficaces en este sentido. No te olvides de destacar y celebrar los éxitos del equipo: esto es muy motivador.

Un par de veces al mes es importante celebrar reuniones conjuntas con el equipo para saber qué es lo que preocupa al personal, qué es lo que están viviendo, es decir, para obtener un feedback, en una simple conversación. También es importante sacar tiempo para reunirse o hablar con cada miembro del equipo en privado. De este modo, conocerás las opiniones de cada miembro, que no están dispuestas a expresar en una asamblea general. Esto puede revelar problemas ocultos.

Factores internos que influyen en la creación de equipos:

• La voluntad de la alta dirección de delegar autoridad y responsabilidad a los miembros del equipo, sin la cual el equipo no tendrá el grado de libertad necesario
• Experiencia con los equipos (para los directivos) y en el equipo (para los miembros del equipo que trabajan para resolver el problema)
• Detalles operativos
• Motivación, compensación y otros sistemas de incentivos adoptados por la organización

4.  Encontrar un equilibrio en la delegación de tareas

Aunque en un verdadero equipo de profesionales cada uno tiene habilidades y capacidades únicas, sólo la comprensión de cómo combinarlas en un único mecanismo de trabajo puede conducir al éxito. Sin embargo, es normal que las tareas dentro de un equipo se redistribuyan en función de la carga de trabajo y la experiencia individual. Por ejemplo, si un empleado realiza una determinada función durante 1 hora y el otro durante 20 minutos, vale la pena transferir el trabajo al segundo empleado si su horario lo permite. Y al primero se le debe asignar una tarea diferente que pueda realizar con mayor eficacia.

Etapas del desarrollo del trabajo en equipo:

• Adaptación. Los miembros del equipo se conocen entre sí y analizan las tareas asignadas al equipo. Hay una distribución inicial de intereses, conocimientos y experiencia: las personas se dividen en grupos de 2 o 3 personas. En esta etapa, el trabajo en equipo no es eficiente, hay recelo y desconfianza hacia los demás.
• Agrupación. Se forman pequeños grupos. En el proceso se analizan las discrepancias entre los intereses personales y los objetivos del equipo. Puede haber descontento.
• Cooperación. Los miembros del equipo se acostumbran a la idea de que tienen que trabajar juntos hasta que se complete la tarea.
• Proporción del trabajo. Una vez que el equipo está más o menos establecido y trabaja en conjunto, se pueden desarrollar normas y principios de trabajo en equipo. Cada miembro del equipo debe confiar en sus colegas.
• Que funciona. La etapa en la que se toman las decisiones. El equipo puede identificar y resolver conflictos. Esta etapa indica un trabajo en equipo eficaz.

5. La confianza

El papel cada vez más importante del factor humano en el proceso de producción requiere generar confianza, garantizar que las personas sean intercambiables y que el equipo se centre en la mejora continua y el éxito. Un equipo sin confianza es simplemente un grupo de personas que trabajan juntas. Este enfoque a menudo conduce a un bajo rendimiento. Por eso, cuando alguien está trabajando en una gran tarea, no mantiene todos los microprocesos bajo control. Presta atención a las cuestiones globales y permite que los empleados expresen su talento, crea en su éxito y sea el recurso que acuda al rescate en una situación difícil.

Las siguientes condiciones influyen en la eficacia del trabajo en equipo:

• El objetivo del equipo se formula de forma clara, nítida y detallada. Se definen los límites de la competencia del equipo y se delegan la autoridad y los recursos necesarios para llevar a cabo las tareas actuales.
• Los resultados que se obtengan en el transcurso del trabajo se ajusten plenamente a las necesidades de los clientes. La retroalimentación debe imponerse a los clientes. Los miembros del equipo están orientados hacia la posibilidad de cambio.
• Se mejora la tecnología para lograr el objetivo, se desarrollan los conocimientos y las habilidades de los miembros del equipo.
• Cada miembro del equipo debe recibir cierta formación, comprender la esencia del trabajo en equipo eficaz, sus especificidades, entender los aspectos positivos y negativos. Los empleados deben comprender la relevancia y la demanda del trabajo a realizar. Si ni siquiera lo necesita el cliente, el resultado es evidente.
• No hay hambre de información en el equipo. Todos sus miembros deben tener acceso a todas las comunicaciones necesarias.
• Se crea un clima psicológico óptimo en el equipo y se fomentan las relaciones informales entre sus miembros. Las personas deben confiar unas en otras, de lo contrario la eficacia del equipo disminuye drásticamente.

6. Centrarse en los resultados

Mucha gente trabaja sólo para mantenerse ocupada, pero el enfoque en el alto rendimiento es lo que separa a los equipos ordinarios de los eficientes. Establece objetivos para tu empresa y tu equipo desde el principio y mide su rendimiento en función de estos resultados.

Haz una retrospectiva: revisa cómo ha ido el proceso y averigua cómo pueden mejorar tus empleados. De este modo, vale la pena obtener la opinión de tus clientes sobre tus productos y servicios para poder seguir avanzando en el futuro.

Para garantizar la cohesión, la ausencia de conflictos y la eficacia del trabajo en equipo, debes guiarte por los siguientes principios:

• Las personas que realizan el trabajo son expertas a la hora de resolver problemas en las áreas en las que trabajan.
• La experiencia y el talento combinados de las personas que trabajan en equipo son mayores que los de las que trabajan solas.
• La mayoría de las personas tienen un mayor interés en un proyecto si pueden influir en las decisiones que les afectan de alguna manera.
• Todo el mundo tiene un potencial creativo que puede aprovecharse sistemáticamente haciéndole participar en el trabajo del equipo.

7. Aprender a tener un descanso colectivo

Como demuestra la experiencia de muchas grandes empresas, un ambiente divertido y creativo es una parte importante de su cultura corporativa. Sin embargo, crearla, ayudar a los empleados a ser felices y tratar su trabajo como algo que les aporta a la vida, es todo un reto.

Hay muchas formas y métodos: noches de comedia, viajes a la naturaleza, cenas conjuntas espontáneas y, por supuesto, el humor cotidiano; todo ello ayuda a descargar emocionalmente al equipo y a unir a miembros tan diferentes en uno solo.

Herramientas de creación de equipos:

• La aparición de tradiciones y rituales (reunión matutina, gimnasia de cinco minutos, homenaje a los cumpleañeros, pastel de cumpleaños a final de mes, etc.).
• Celebrar reuniones de motivación y reuniones con derecho a voto para todos. Es importante que los eventos se desarrollen en un ambiente informal para que los empleados puedan opinar y recibir comentarios.
• Cultura corporativa: publicación de periódicos, revistas, boletines y grupos de redes sociales corporativos. Pueden utilizarse para informar de los éxitos generales y de los individuales.
• Eventos corporativos. No tienen por qué tener el formato habitual de las vacaciones, sino que pueden ser excursiones, competiciones deportivas, etc.

Garantizar un trabajo en equipo eficaz es un arte, pero dominarlo es realista. Lo principal es no rendirse, intentar seguir trabajando. No en vano, el brillante empresario Henry Ford dijo una vez: «Reunirse es un comienzo; mantenerse juntos es un progreso; trabajar juntos es un éxito».

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Paola Lucena

Licenciada en Comunicación Social

Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.

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