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La gestión del conocimiento (o knowledge management) es un sistema de comunicación de información vital dentro de una empresa u organización. Cuando la gestión del conocimiento es eficaz, puede ayudar a las personas a encontrar la información que necesitan más rápidamente, aumentando así la productividad.
En este artículo explicaremos qué es la gestión del conocimiento, por qué es importante y veremos los beneficios de una gestión eficaz del conocimiento.
¿En qué consiste la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento es cualquier sistema desarrollado que ayuda a las personas de una empresa u organización a crear, compartir, acceder y actualizar los conocimientos y la información relacionada con sus responsabilidades empresariales y de los empleados. Estos son algunos tipos de sistemas de gestión del conocimiento:
- Documentos escritos
Los formularios rellenados por los pacientes o las enfermeras que proporcionan a los médicos el historial médico del paciente, los problemas de salud, ayudan al diagnóstico del paciente o sirven para comunicarse con otros proveedores de atención sanitaria y con los médicos, son ejemplos de sistemas de documentos escritos que pueden servir como medio de comunicación.
- Programas de capacitación y formación cruzada
Los programas que ofrecen seguimiento de la experiencia, formación o relaciones de tutoría son formas de gestión del conocimiento. Este método, utilizado con frecuencia en la educación, la medicina y por muchos ingenieros, permite a los empleados y profesionales adquirir conocimientos y experiencia empresarial observando a otras personas que son buenas en su trabajo. Esto da a la gente la oportunidad de establecer relaciones y comunicarse con personas de su sector.
- Herramientas de redes sociales
Estas herramientas permiten a las personas crear redes y trabajar juntas en proyectos en un espacio compartido. También sirven como recurso para almacenar publicaciones anteriores y acceder a ellas para consultarlas más adelante si es necesario.
- Sistemas de gestión de contenidos
Los sistemas de gestión de contenidos (CMS) permiten a los grupos crear, acceder, publicar, editar y compartir información en una red de comunicación restringida o privada, una intranet.
- Sistemas de gestión de documentos
Los sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios almacenar, compartir, etiquetar y, en ocasiones, modificar los documentos en función de los permisos de acceso. Esta forma de gestión del conocimiento puede simplificar el descubrimiento y el acceso a la información para los usuarios.
- Chatbots
Un chatbot es un programa informático diseñado para funcionar sin intervención humana y permitir la interacción entre humanos y máquinas. Los chatbots utilizan el aprendizaje automático para ofrecer a los empleados respuestas a determinadas preguntas en lenguaje habitual. Proporcionan una fuente primaria de información instantánea, realizando escaneos para los empleados y facilitando la necesidad de buscar en el CMS o en el sistema de documentos.
- Software de colaboración
Los sistemas de software de colaboración facilitan la interacción entre los empleados, permitiéndoles compartir información en calendarios o enviar mensajes en tiempo real.
Los orígenes de la gestión del conocimiento
El término moderno «gestión del conocimiento» se originó primero en la comunidad de gestión y luego evolucionó hasta convertirse en lo que hoy conocemos. A finales de la década de 1980, las organizaciones de consultoría de gestión se apresuraron a reconocer y darse cuenta del potencial de la intranet a medida que Internet ganaba en popularidad. Al crear herramientas y usar métodos como los cuadros de mando y otros sistemas para gestionar su propia información, se dieron cuenta de que se había creado un nuevo producto que también sería útil para otras organizaciones. A principios de los años 90, se produjo la gestión del conocimiento y se presentó en una conferencia en Boston.
Etapas de la gestión del conocimiento
Estas son las principales etapas de la gestión del conocimiento:
- Gestión de la información. Originalmente impulsada por la tecnología de la información y el reconocimiento del conocimiento y la información como capital que puede conducir al crecimiento y la mejora, la gestión del conocimiento era la base del intercambio de información. Era un método para utilizar la experiencia de otras personas para el bien.
- Desarrollo de recursos humanos. Reconociendo que las personas pueden aprender unas de otras y que este proceso puede tener un impacto positivo en la cultura corporativa, la gestión del conocimiento ha evolucionado hasta convertirse en un medio de desarrollo profesional. El componente humano de la transferencia de conocimientos e información fue reconocido, aprovechado y aplicado como elemento central de la gestión del conocimiento.
- Función organizativa. El intercambio y el comercio deliberados de información han llevado a la necesidad de un acceso fácil a la misma. Los contenidos deben ser empleados y analizados para tener un valor real, y su organización debe ser accesible para departamentos, empresas y corporaciones enteras.
- Desarrollo integral. La última etapa de la evolución de la gestión del conocimiento es la constatación de que la gestión del conocimiento está en el centro del desarrollo integral. Con la información y los contenidos en constante cambio y mejora, las organizaciones empiezan a funcionar mejor y los empleados se vuelven más eficientes y profesionales.
Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.
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