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Cuanto más desees la estabilidad, más tienes que centrarte en la gestión. Hay que asegurarse de que todos los flujos financieros están contabilizados, de que se dispone de un plan de inversión y de que se calculan las situaciones en las que existe un alto riesgo de pérdida. Es mejor gestionar las finanzas de tu empresa sobre la base de un análisis de datos real y no de suposiciones.
Si crees que es demasiado complicado para ti, a continuación, te explicamos cómo asignar los fondos, qué puedes hacer sin pagar mucho dinero extra y por qué las pequeñas empresas necesitan saber cómo gestionar sus finanzas.
¿Qué es la contabilidad financiera?
La contabilidad financiera es la contabilización de la disponibilidad y el movimiento de los recursos financieros de una empresa. La forma más sencilla de contabilizar los recursos es a través de un sistema de estados de flujos de caja, cuentas de resultados y balances. En conjunto, estos informes permiten entender si una empresa está creciendo, la eficiencia con la que trabajan los empleados y cómo aumentar los beneficios.
Estado de flujo de caja
Controla la cantidad de dinero que entra y sale de las cuentas. Muestra si hay suficiente dinero para los impuestos, los salarios, los pagos corrientes, las compras de bienes, las liquidaciones con las contrapartes. Si guardas un estado de tesorería junto con este informe, podrás planificar tus ingresos y gastos con antelación y evitar un desfase de tesorería cuando no tengas dinero para pagar tus facturas.
Declaración de ingresos
Contabiliza tus ingresos y gastos de la empresa a partir de las declaraciones de trabajo o las facturas. Puedes utilizar este informe para calcular el beneficio neto. Algunos empresarios piensan que el beneficio es la cantidad de dinero en la caja. Esto no es correcto. Puedes tener muchos pedidos, pero después de pagar todos los gastos generales, no te quedará nada para comprar nuevos productos o materias primas. Por el contrario, puede tener una escasez constante de ingresos en mano, pero tu beneficio será en forma de inventario y cuentas por cobrar de las contrapartes.
Balance de situación
Contabiliza los activos y pasivos de una empresa. Los activos son todos los bienes de la empresa, incluidos los bienes inmuebles, los equipos, las existencias y los consumibles. El pasivo es el dinero con el que se compran los activos. El balance muestra qué es lo que genera más dinero y cuánto está creciendo el negocio.
Un análisis de estos tres informes en conjunto te ayuda a entender de dónde vienen las finanzas y a dónde van. Por ejemplo, un empresario ve en el estado de flujo de caja que no hay dinero, pero en la cuenta de resultados hay beneficios. Entonces tiene que mirar el balance, que le dirá que los beneficios han ido a parar a la compra de bienes y nuevos equipos.
¿Por qué separar las finanzas personales de las empresariales?
Muchos propietarios de pequeñas empresas no suelen separar las finanzas personales de las empresariales. Así, el dinero que entra en una cuenta se transfiere inmediatamente a una tarjeta personal. La tarjeta personal del propietario de la pequeña empresa se utiliza para pagar los impuestos, los salarios de los empleados y otros pagos regulares, como el alquiler del local y el combustible del coche de la empresa. Estos pagos se mezclan con las compras personales de un empresario, por lo que se produce un caos en las finanzas, y resulta extremadamente difícil analizar los ingresos y gastos relacionados específicamente con la empresa.
Pero esta situación no solo dificulta la gestión eficaz de la empresa, sino que también puede acarrear problemas con los bancos y las autoridades fiscales. Si un banco ve que ingresas dinero con regularidad en una cuenta, que luego se destina íntegramente a una tarjeta personal, sin pagar impuestos ni gastos corrientes, el banco puede considerar que estás haciendo «blanqueo de capitales» y bloquear tu cuenta. Las directrices enumeran los criterios para que un banco pueda suspender las transacciones de la cuenta e incluso rescindir un acuerdo de servicio. Uno de estos criterios es el pago de impuestos y pagos corrientes de la cuenta corriente de un empresario.
No será fácil demostrar al banco que estaba equivocado y que la situación se ha producido sólo porque has compartido las finanzas personales y empresariales. Te costará mucho menos tiempo y esfuerzo organizar correctamente tu historial de pagos.
¿Cómo hacer la separación correctamente?
- Establece una cuenta bancaria separada para las finanzas de la empresa, paga los impuestos, los salarios a los empleados y los pagos corrientes sólo desde ella. Todos los pagos a las contrapartes deben realizarse también desde esta cuenta. Si tienes una cuenta con IVA, no hagas ningún pago a tus socios comerciales sin IVA. Asegúrate de que tu cuenta tenga siempre un saldo de efectivo suficiente. Estos deben estar en consonancia con el tamaño de tu empresa.
- Gestiona tus finanzas personales en una tarjeta separada, pero sólo transfiere dinero a ella después de haber realizado todos los pagos relacionados con el trabajo. No lo utilices para gastos de la empresa. En casos extremos, si no tienes otros ingresos y necesitas usar tu propio dinero, transfiere el dinero de tu tarjeta a tu cuenta y compra desde ella.
¿Por qué conservar los registros?
La contabilidad no consiste únicamente en calcular los ingresos, los gastos, deducir los impuestos y los salarios. Se trata ante todo de planificar, controlar y analizar la salud económica real de la empresa. Si no tienes un sistema de contabilidad, tu empresa no puede crecer. Por el contrario, existe un gran riesgo de quebrar porque en algún momento no se ha podido cerrar la brecha financiera a tiempo.
Por ejemplo, si tu empresa se dedica a la venta de productos y servicios de temporada, y lleva un control de tus finanzas, puedes prever un descenso de los ingresos en invierno y reservar por adelantado algunos ingresos de verano para los gastos necesarios.
Al registrar cuando se está iniciando en el negocio, se puede rastrear dónde se invierte más dinero y tratar de reducir los gastos. Puedes ver qué áreas están generando más ingresos, y qué vale la pena desarrollar primero. La capacidad de gestionar las finanzas de una empresa es uno de sus principales motores.
Las perspectivas financieras de una empresa emergente
Errores que conducen a problemas financieros
Frecuentemente, aunque una empresa disponga de un sistema financiero, éste no funciona. La mayoría de las veces se debe a la incomprensión por parte de la dirección de por qué se necesita en primer lugar y qué tareas se supone que debe realizar. Esto da lugar a la contratación de financieros incompetentes por parte de una empresa cuyos directivos tampoco son capaces de establecer los objetivos adecuados. Hay otros errores que conducen a problemas financieros.
Manejo incorrecto del dinero
El empresario cree que el dinero de la empresa es suyo. Este error es especialmente común en las pequeñas empresas. Este es un enfoque erróneo porque la empresa existe bajo las leyes del mercado y no se puede sacar cualquier cantidad de ella sin perder el negocio. En algunos casos, el dinero en la cuenta de una empresa ni siquiera le pertenece todavía, si se trata de un anticipo para algún proyecto. Hasta que el trabajo esté hecho y las escrituras estén cerradas, esa cantidad es el dinero del contratista que está en la cuenta.
Otro matiz es la falta de comprensión de cuánto dinero de la empresa debe ponerse en circulación, cuánto puede reservarse para cubrir un posible desfase de tesorería y cuánto puede pedirse prestado para las necesidades personales sin perjuicio de la empresa. Para evitar estas cuestiones, hay que calcular correctamente los beneficios, planificar los gastos y el desarrollo futuros, y sólo recibir dividendos una vez que el negocio esté totalmente asegurado.
Cálculo incorrecto de los beneficios
Si una empresa calcula los beneficios utilizando el efectivo en mano o resta los gastos de los ingresos y trata la cantidad resultante como beneficio, no lo está haciendo correctamente. La diferencia entre ingresos y gastos es el beneficio contable. Para obtener un beneficio financiero, hay que restar del beneficio contable los costos adicionales: los costos propios no compensados que no se incluyen en el costo de producción, el lucro cesante y los riesgos empresariales. También hay que tener en cuenta el rendimiento de la inversión y la posible anulación de parte del beneficio por deterioro económico.
El problema de un cálculo incorrecto es que el empresario saca conclusiones sobre el rendimiento de la empresa y hace planes de desarrollo basados en él. Como resultado, el empresario puede acabar con un plan que no funciona y con una visión injustificadamente optimista de la situación de la empresa.
Fijación incorrecta de objetivos y falta de plan
Algunos directivos no planifican en absoluto el desarrollo de su empresa o fijan los objetivos de forma incorrecta. Si un empresario no tiene una idea clara de lo que debe hacer en el próximo año o dos, tres o cinco años, cuánto dinero se necesitará y cómo se puede obtener, la empresa no se desarrollará. Pero un objetivo formulado sin cifras ni plazos concretos, en la línea de «cuanto más dinero se gane, mejor», no llevará a la empresa a ninguna parte.
Planificar y pensar en los mecanismos de ejecución del plan es una de las bases de la gestión de una empresa. Para que un plan se ejecute al menos en un 80-90% en la medida de lo posible, hay que redactarlo de forma competente, escribir un modelo financiero con diferentes escenarios, calcular el presupuesto, fijar los plazos y los responsables de la ejecución de las actividades y supervisar constantemente su ejecución.
Conceptos erróneos sobre la relación directa entre ventas y beneficios
A primera vista, la relación entre ambos es muy sencilla: a más ventas, más ingresos. Pero los empresarios suelen pasar por alto el hecho de que los gastos generales aumentan junto con las ventas. Hay que contratar nuevo personal, gastar más en la compra de materias primas y mercancías, en la logística y en la organización del almacenamiento.
En consecuencia, en lugar de un beneficio, se puede obtener una pérdida si el empresario no calcula de antemano cómo aumentarán los ingresos, qué gastos adicionales surgirán, cómo afectará esto a la facturación de la empresa y si tiene suficiente dinero para ello. Existe la posibilidad de que un aumento de las ventas provoque un incremento tal de los costes que la empresa deje de ser rentable.
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Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.
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