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Organizar un evento no es una tarea fácil, pero la puedes vivir tranquilo y en paz siguiendo estos 10 consejos clave que debes tener en cuenta para que también sea un éxito.
1. Define los objetivos y el formato
Parece una obviedad, pero merece la pena analizarlo críticamente. Sé lo más específico posible: ¿quieres formar a los participantes, agradecer a los socios, recaudar fondos para un proyecto o proporcionar un placer estético a los invitados? Tu respuesta determinará el formato del acto: concepto, horario y duración, funciones del equipo, diseño de la sala, comida y sonido.
Intenta no obsesionarte con los formatos tradicionales. Considera la posibilidad de realizar «conferencias», el formato «print-a-pile», el formato TED, los desayunos temáticos, los eventos en línea, los eventos al aire libre. Lo importante es que el formato sea propicio para lograr el objetivo del evento.
2. Presta atención a la planificación
En el plan, piense en la logística, el contenido y la promoción del evento. Crea un documento disponible para todo el equipo en el que todos puedan ver las tareas de los demás y el panorama general. Prepara primero una lista de las principales tareas y, a continuación, detalla en lo posible los pasos concretos que hay que dar. Es valioso especificar en el plan el tiempo necesario para completar la tarea. Frecuentemente, se subestima y los preparativos son más lentos de lo que se espera.
Puedes utilizar plantillas de Google, software como Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek para la planificación. Un documento ordinario de Excel tampoco te defraudará.
3. Presupuesta los imprevistos
Observa tu lista de tareas y presupuéstalas. También vale la pena pensar en una reserva para imprevistos. Por ejemplo, supongamos que tu evento será al aire libre y que justamente ese día comienza a llover. Tendrás que apresurarte a cambiar la ubicación y transportar todo el equipo y el mobiliario. Por ello, es mejor suponer en estas situaciones con antelación y prepararse financieramente para ellas.
4. El Diablo está en los detalles
Si quieres sorprender gratamente a tus invitados, reflexiona en todo a detalle: cómo se realiza el registro, quién y cómo da la bienvenida los participantes, qué música suena, si hay un lugar de fotos interesante, cómo se decoran las presentaciones y se viste el equipo, con qué se llenan los descansos.
Por ejemplo, durante la inscripción, puedes dar a los participantes la oportunidad de asistir a un breve taller, jugar a juegos o ver vídeos informativos.
Intenta sorprender a la gente y crear un efecto sorpresa, superar sus expectativas en las cosas más comunes. Esto es lo que crea la atmósfera del evento.
5. Comprueba la ubicación y piensa en un plan B
Comprueba siempre el sitio en persona mientras lo seleccionas. En el momento más inesperado puede resultar que el aire acondicionado no funcione correctamente, que no haya un baño para personas con necesidades especiales o que la anchura de la puerta no permita meter el equipo dentro. Por lo tanto, deberías probar estas cosas con antelación.
Además, siempre es mejor tener un plan B por cualquier imprevisto que pueda surgir.
6. Asigna áreas de responsabilidad
Es muy importante distribuir las tareas entre los miembros del equipo, no solo durante la fase de preparación, sino también durante el evento. Asignar las responsabilidades de las personas por zonas. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de inscripción, alguien de la reunión de ponentes, alguien del equipamiento, alguien del catering, alguien de las relaciones con los medios de comunicación, etc. Cada uno debe tener su propia área para vigilar durante todo el evento.
Distribuye un documento con el reparto de responsabilidades a todo el equipo para que todos sepan a quién pedir qué.
7. Cuéntale a tu público sobre el evento
No subestimes el tiempo que se necesita para promocionar con éxito un evento. El tipo de evento, tu público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinarán tu enfoque de marketing. A la hora de elegir los medios de comunicación asociados, concéntrate en los que se comunican específicamente con tu público. Es mejor tener pocos socios, pero dirigidos, que informar a absolutamente todo el mundo sobre el evento.
También es importante crear un mensaje clave que se difundirá en todos los canales. Asegúrate de que sea conciso y comunique con precisión el mensaje del evento a tu público.
8. Presta atención al servicio
Asegúrate de que tu equipo también esté tranquilo. Sé acogedor con todos los asistentes, ponentes y socios. Intenta resolver su problema o pregunta y satisfacer sus expectativas, aunque te sientas cansado y las cosas no salgan según lo previsto. En última instancia, lo que la gente recordará es el trato recibido y el ambiente originado.
9. Haga una última comprobación antes del evento
Verifica el haber informado a los participantes de cómo llegar al lugar de celebración, de haber invitado a todos los invitados relevantes y de haber preparado material impreso y contenidos de audio y vídeo. Asegúrate de que todos comprenden sus tareas y áreas de responsabilidad y de que el punto de celebración está preparado.
Se pueden elaborar listas de control para comprobar la preparación el día del evento: si todo está en su sitio, si todo funciona, si todo está programado.
Asegúrate de imprimir el programa del evento y tenerlo a disposición de todos los miembros del equipo y los voluntarios. También hay que dar a todos los números de contacto básicos para ponerse en contacto entre sí o en caso de emergencia.
10. Pide la opinión de los participantes
Probablemente, estarás cansado y contento después del evento, pero te será difícil evaluar objetivamente cómo ha ido. Por ello, pide a los participantes que rellenen las hojas de evaluación impresas al final del acto, o un formulario en línea cuando vuelvan a casa. Que evalúen diferentes aspectos: la logística, los ponentes, el lugar de celebración y el trabajo de los organizadores. Esta información ayudará a evitar errores en el futuro y a mejorar la calidad de tus eventos. Si es posible, recoge los comentarios a través de las redes sociales o graba en vídeo los comentarios al final del acto. Esto te será útil si vuelve a organizar su evento.
Sea cual sea el evento que organices, sé optimista y no tengas miedo a los imprevistos, ¡tu evento resultará un éxito!
Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.
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