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Las empresas modernas se ven constantemente desafiadas por el mundo exterior. La competencia en el mercado de la producción y los servicios es enorme y exige el uso de los métodos más progresistas. En los últimos años, los métodos, procedimientos y enfoques que permiten una respuesta rápida a los nuevos factores del entorno han quedado relegados al ámbito de la logística. A continuación explicamos lo que es la logística, cómo se utiliza, y qué hace el departamento de logística para una empresa.
¿Qué es logística?
La primera mención de este término se remonta a la antigua Grecia, donde el cargo de logista pertenecía a los más altos órganos administrativos de las ciudades, y el propio término se definía por el arte del cálculo matemático. En la época romana, los logistas estaban asociados a la distribución de alimentos.
En el siglo XX, este campo de actividad se amplió durante las guerras, cuando las formas progresivas de apoyo logístico organizaron entregas puntuales de alimentos, municiones, armas y equipos. Además, se utilizó por primera vez el método de transporte en contenedores.
En la actualidad
La logística se desarrolló rápidamente en la segunda mitad del siglo XX, cuando el rápido deterioro de la economía transnacional exigió nuevos enfoques para estabilizarla. Es lógico que la logística, como conjunto coordinado de enfoques de logística, producción, distribución, transporte, infraestructura y comunicaciones, haya captado la atención de los expertos mundiales.
Durante décadas, la características de las empresas tradicionales siguió siendo el principio de autonomización, en el que cada elemento del sistema de producción (servicios, edificios, tiendas, secciones) tenía un cierto desapego en su trabajo. Esto redujo la eficiencia de la gestión y requirió esfuerzos y recursos adicionales para componer sus actividades, lo que llevó a un objetivo común. Dependiendo del tipo de producción, el volumen y la escala de la estructura de producción, las pérdidas podrían ser significativas.
La novedad del enfoque logístico era la integración de los diferentes subsistemas de las empresas industriales en un sistema global con gestión de extremo a extremo. De este modo, se mitigan los riesgos del control discreto tradicional. El objetivo general era proporcionar un control de extremo a extremo basado en principios similares.
Tipos de logística
El campo de aplicación ha llegado a definir las diferentes logísticas:
- Compras: control de los flujos en el proceso de suministro de recursos materiales a la empresa.
- Inventario: control de toda la cadena de suministro.
- Almacenamiento: gestión del movimiento de los recursos materiales dentro de un almacén.
- Distribución: provisión de la distribución efectiva de los productos acabados o de los componentes adquiridos por la empresa.
- Transporte: control del transporte de los objetos materiales en la producción (productos acabados, componentes, etc.) de una parte de la producción (taller, sección) a otra por la ruta óptima.
- Producción: gestión de los procesos de fabricación o reparación de productos.
- Información: control de los datos que acompañan al flujo de materiales, garantizando el tratamiento de la información logística.
- Financiera: gestión de la masa monetaria que interviene en la organización del sistema logístico.
Posteriormente, la mayor complejidad de la gestión de los distintos flujos exigió la creación de estructuras separadas para la distribución racional de las funciones logísticas. Así se creó una nueva unidad estructural, el departamento de logística.
¿Qué hace el departamento de logística en una organización?
Para sistematizar los procesos logísticos en el día a día, muchas empresas crean servicios independientes, conocidos como departamentos de logística. Pueden estar subordinados al jefe de la empresa, o pueden tener su propia política de procedimientos de externalización, garantizando cierta independencia y transparencia de los procesos.
El servicio debe funcionar como una gestión integrada de extremo a extremo de los flujos de materiales. El objetivo de esta reorganización de las empresas es optimizar los costos en las fases de adquisición, producción, distribución y servicio al cliente.
Las principales tareas de una función logística
Para entender lo que hace la función logística, es necesario tener en cuenta el abanico de tareas que tiene encomendadas. Los puntos clave pueden resumirse como sigue:
- Formación, desarrollo y mejora continua del sistema logístico
- Elaborar una estrategia para las operaciones de la empresa basada en principios logísticos
- Integración externa e interna de la empresa para aumentar la eficacia de las estructuras de flujo
- Gestión operativa de los flujos de materiales y otros
- Reingeniería continua de procesos
Para crear un servicio de gestión eficiente, un objetivo necesario es aumentar la productividad de la estructura organizativa del departamento. Para lograr estos objetivos y entender lo que hace el departamento de logística, se pueden utilizar los siguientes pasos:
- Definir los objetivos estratégicos del servicio
- Desarrollar un mecanismo detallado para adquirir y utilizar recursos
- Realizar un análisis de mercado e identificar los indicadores de mercado
- Seleccionar un mecanismo de comunicación
- Identificar los procedimientos de toma de decisiones del director de departamento
- Mejorar la adaptabilidad de la organización
Estructura de la función logística
Las diferentes tareas a realizar determinan si es conveniente dividir el departamento en varios grupos de trabajo o agruparlos en función de una estructura de proyecto.
La respuesta a la pregunta de qué hace el departamento de logística se encuentra entonces en las funciones específicas de los distintos proyectos.
A continuación se ofrece un ejemplo de función para los diferentes grupos.
Departamento de adquisición de materiales y repuestos:
- Gestión de compras
- Operaciones de almacén
Departamento de logística de producción:
- Planificación de la producción en función de los planes operativos, actuales y futuros
- Coordinar los procesos de fabricación
- Adopción de las mejores prácticas en la logística de fabricación.
Departamento de gestión de inventarios:
- Auditoría y control de inventarios
- Preparar informes sobre las actividades en curso y la previsión de la gama de productos
- Desarrollar y aplicar las mejores técnicas de gestión de inventarios
Departamento de control de las existencias y distribución de los pedidos finales:
- Actividades de promoción
- Hacer pedidos de productos acabados o servicios. Desarrollo de esquemas óptimos de entrega a los clientes
- Servicio de atención al cliente
Las responsabilidades del departamento de logística también incluirán la mejora de las etapas tecnológicas del procesamiento del flujo de materiales, la mecanización integral (automatización) de los procesos, etc.
Jerarquía organizativa del servicio
La jerarquía de los puestos de trabajo dentro del servicio depende de las tareas de las que se ocupa el departamento de logística y del rendimiento de la propia empresa (escala de producción, especificidad de la actividad). Un ejemplo de plantilla puede ser el siguiente:
Jefe de departamento: puede combinar sus funciones con el jefe del departamento de transporte. Sus principales funciones son supervisar la aplicación de la estrategia general del servicio.
Subjefes: Jefes de unidades del sistema (compras, gestión de inventarios y otros). Supervisar la ejecución de las tareas tácticas y operativas.
Personal principal de especialistas: tecnólogos, despachadores, logistas de transporte, distribución, servicio, economistas, etc.
Empleados adicionales: ajustadores, técnicos, limpiadores.
La creación de una nueva estructura de gestión es compleja y requiere mucho tiempo. Sincronizar el servicio adquirido con el existente, elaborar las responsabilidades del departamento de logística para evitar la duplicación de funciones de gestión y alcanzar gradualmente un nivel de rendimiento eficiente llevará mucho tiempo. Sin embargo, con las constantes fluctuaciones de los tipos de cambio económicos internacionales, estos cambios son cada vez más urgentes para todas las empresas y organizaciones.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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