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Cuando hablamos de formar una política de inventarios, tenemos en mente una serie de preguntas que nos hacemos:
- ¿Cuánto inventario necesitamos?
- ¿Para qué necesitamos el inventario?
Los inventarios de existencias incluidos en el activo circulante, pueden ser creados en la empresa con diferentes fines:
- Garantizar las actividades de producción en curso (existencias actuales de materias primas y suministros).
- Garantizar la actividad comercial actual (existencias actuales de productos acabados).
- Acumulación de existencias estacionales para el proceso económico de un período próximo (existencias estacionales de materias primas, materiales y productos acabados), etc.
- Auxiliar (para las necesidades de la empresa y el proceso de producción, etc.).
Durante el proceso de gestión de inventarios, se clasifican en consecuencia para garantizar la posterior diferenciación de los métodos de su gestión.
Los inventarios están ahí, deben ser rentables. Para ello, hay que gestionarlos eficazmente. La gestión de inventarios consiste en su formación, almacenamiento y uso. Todos juntos constituyen el ciclo de las existencias, por lo que el objetivo de la gestión de las mismas es convertirlas en existencias de productos acabados lo antes posible. Las principales etapas de la gestión de inventarios a continuación se muestran.
Principales etapas de la gestión de inventarios
Fases de gestión de inventarios:
- Análisis del inventario. Análisis del inventario en el período anterior. La principal tarea del análisis es determinar el nivel de producción y provisión de ventas con las reservas adecuadas y evaluar la eficiencia de su uso.
- Determinar los objetivos de la formación de inventarios. Determinar los principales objetivos de la formación de inventarios.
- Garantizar una alta rotación y formas eficaces de movimiento de las existencias. La gestión de este proceso se consigue mediante la optimización del flujo de materiales de todos los tipos de existencias, es decir, la elección de las mejores formas de su organización en la empresa teniendo en cuenta las condiciones y peculiaridades del ciclo tecnológico de su funcionamiento. El objetivo es garantizar la entrega oportuna de diversos activos materiales en la cantidad adecuada a los lugares correctos con los mínimos costos para el proceso.
- Justificación de la política contable de inventarios. Selección del método Fifo o Lifo para la contabilización de inventarios, precio de venta, racionamiento de costos.
- Controles. Control eficaz de todas las etapas.
La gestión de inventarios está directamente relacionada con la formación del costo de producción (obras, servicios), el beneficio, la producción, etc. La importancia de la gestión de inventarios se manifiesta también en el hecho de que en muchas empresas las existencias de material constituyen la mayor parte del activo circulante. Este tipo de gestión forma parte del proceso global de gestión del capital circulante de una empresa.
La gestión de los inventarios, por un lado, se reduce a la gestión de sus elementos constitutivos: inventarios de producción, productos terminados, etc., y por otro lado, a la gestión de las etapas de la rotación y a la gestión de la rotación en su conjunto, ya que los inventarios forman parte del activo circulante. Se trata de la gestión de las etapas de adquisición, producción y venta. Veamos con más detalle estas etapas.
Ciclo de vida del inventario
Descripción de la etapa
- El dinero debe invertirse de forma eficiente en materias primas, suministros, combustible, mano de obra y otros insumos.
- La tarea consiste en combinar óptimamente la mano de obra con otros factores de producción y, sobre esa base, crear un producto de alta calidad. El capital circulante debe transformarse de una forma productiva a una forma comercializable, es decir, a un producto acabado.
- Las existencias de productos acabados comienzan a disminuir, los flujos de caja son positivos, se produce un aumento de los fondos de caja de la empresa y, por tanto, una disminución de las cuentas por pagar.
- Los productos terminados deben convertirse en efectivo a medida que se venden. Los ingresos se utilizan de nuevo para comprar medios de producción, pagar la mano de obra, aumentar las obligaciones financieras con las contrapartes, el presupuesto, etc.
Para gestionar eficazmente, hay que seguir una determinada política. ¿Qué es una política de gestión de inventarios? La política de gestión de inventarios es un conjunto de actividades y estrategias destinadas a establecer y alcanzar los objetivos empresariales.
La política de gestión de inventarios es un indicador que sintetiza de forma global varios aspectos de la actividad de la empresa, a saber, el suministro puntual de materiales y componentes, la optimización de su tamaño y velocidad de desplazamiento, la eficacia de las actividades de producción, la optimización del volumen de productos listos para la venta, la dimensión temporal del ciclo de producción, es decir, qué método elegimos en cada etapa de la vida de las existencias.
La elección de una política de gestión de inventarios consiste prácticamente en responder a una pregunta bastante sencilla: ¿Qué política debe utilizarse para lograr un uso eficiente del inventario?
Clasificación de políticas del inventario
A la hora de financiar las existencias, hay que seguir una determinada política, que depende de la estrategia de financiación elegida por la entidad empresarial.
- En una política agresiva, todas las existencias se financian con fondos a corto plazo. En este caso, los riesgos y el impacto de estos últimos en la estabilidad financiera de la empresa son elevados. A estos riesgos pueden añadirse los de las existencias obsoletas, inutilizables y estropeadas.
- Según una política conservadora (dependiendo de las particularidades de la empresa), si las existencias forman parte de la parte permanente del activo circulante, se financiarán a costa de fondos propios y ajenos a largo plazo.
- Con una política moderada, una parte del inventario se financia con fondos propios y préstamos a largo plazo, y otra parte con préstamos a corto plazo. La financiación de las existencias también implica la cobertura de los costos de mantenimiento y conservación de las mismas.
Asignación. Aquí debería tratarse de lo que hemos conseguido, después de gestionar el inventario con eficacia. A saber, si hemos distribuido correctamente nuestras acciones obtenidas en el curso de la formación. Cómo y a quién, por qué, son las preguntas clave en esta fase.
A todo esto, el control del inventario en todas las etapas. Al ser la última etapa, caracteriza los controles realizados durante todas las fases. Después de esta etapa, volvemos al principio, es decir, después de la distribución, sacamos conclusiones sobre el trabajo realizado, y empezamos a formar acciones de nuevo, y esto sucede todo el tiempo.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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