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En la preparación de cualquier evento corporativo, el organizador pasa por las siguientes etapas, que ahora explicaremos a detalle.
Definir los objetivos y el formato del evento
Lo primero que hay que hacer siempre es preguntarse con claridad:
¿Qué quiero conseguir exactamente con la celebración de este acto? (reunir a la gente en equipo, divertirse, dar nueva información)
Para quién (qué público objetivo) se organiza el acto.
Qué formato de evento es el más adecuado para un grupo y un propósito específicos (conferencia, formación de equipos, celebración o multifuncional, como una convención de distribuidores).
Tras identificar los objetivos y el público, hay que continuar planificando y ejecutando el acto hasta el final, sin dejarse distraer por los propios prejuicios y preferencias personales (o los de tu jefe).
Encontrar al ejecutor
Cuando tus objetivos están claros, necesitas encontrar a un ejecutor. Para ello, decide a quién necesitas: a una agencia que lo haga todo llave en mano (pensar en la idea y el escenario, encontrar expertos), o sólo a un proveedor de materias primas (salas, presentadores, decoradores, en tu escenario y con total responsabilidad). Desde el principio procuramos encontrar ejecutantes competentes, de los que dan buenos consejos y que ayudan a elaborar un plan con guión.
Ambas opciones son válidas: todo depende de tu conocimiento del mercado y de tu experiencia en la organización de eventos.
Localizar un sitio
Una vez decidida la forma del acto, hay que elegir un lugar, un sitio. El lugar de celebración no es sólo un lugar, sino un conjunto de posibilidades, que pueden no sólo modificar, sino incluso cambiar el formato del evento.
El único consejo es que no te fíes únicamente de las opiniones del ejecutor a la hora de elegir un lugar de celebración, sino que siempre veas los lugares en persona (planea viajar durante 1 o 2 días), haz fotografías de todas las instalaciones, de todas las habitaciones en las que se alojarán tus invitados, prueba el menú, recoge todas las listas de precios. Si se trata de un lugar en las regiones, pregunte a sus distribuidores (hotel, sala de conferencias), si es en el extranjero, busque reseñas y pregunta a personas que hayan estado allí.
Planificar detalladamente el evento
Una vez que conozcas todos los elementos básicos que formarán parte de tu evento, deberás elaborar un plan detallado para el mismo.
Cuanto más grande sea el evento, más a fondo se preparan los planes y más documentos específicos tendrás que hacer.
Esta es una lista parcial de los documentos que están presentes cuando se prepara una convención de distribuidores para una de tus empresas:
- Plan general del evento, el documento principal del organizador, donde se refleja minuto a minuto el evento de tres días.
Los siguientes elementos están presentes:
- Fecha y hora
- Fases concretas del evento: por ejemplo, concurso, conferencia, tiempo libre, banquete, mesas redondas, salida, etc.
- Preparación: lo que hay que hacer antes del evento para que no salga mal
- Descripción: una breve descripción del evento en sí
- Persona responsable: la persona responsable de la realización del evento
- Lista de asistencia: las personas que participan en la realización del proceso del evento y que informan al responsable del mismo.
- Documentos y materiales: necesarios para la organización. Por ejemplo, para los asientos en los autobuses, para la asignación de habitaciones, etc.
- Plan de Eventos con una lista de tareas a realizar por el ejecutor
- Programa del evento y plan de conferencias para los invitados
- Asignación de habitaciones
- Lista de teléfonos móviles de los distribuidores
- Lista de las matrículas de los coches de los invitados, que se entregará a los responsables de seguridad
- Señalización y rotulación
- Formatos de invitaciones para invitados con indicaciones de cómo llegar
- Un formulario para registrar la lista final de participantes (ya que no todos los invitados están dispuestos a asistir)
- Un formulario de encuesta para identificar el interés en determinados temas
- Menús para el desayuno, la comida y, sobre todo, el banquete
- Lista de nominaciones para los premios durante el banquete
Evidentemente, la lista no está completa y será diferente para cada organizador. Para preparar el evento, además de la experiencia, se requiere siempre la misma tarea: repasar mentalmente todo el evento desde el primer hasta el último momento.
Equipo para el evento y asignación de funciones
Todo organizador sabe que es difícil hacer algo grande sin un equipo. Por eso, aunque hayas elaborado un borrador de tu evento, tienes que tener claro quién te ayudará a dirigirlo. Las personas deben ser competentes, moralmente estables. Es necesario que haya un número suficiente de personas para el evento; por eso, al hacer un plan detallado, asegúrate de que no haya la misma persona en dos lugares al mismo tiempo. Asegúrate de prever las emergencias: debe haber una persona que se encargue de la protección contra los golpes o que asista la emergencia, personas que se encarguen de los premios, etc.
Un punto importante es que no te olvides de organizar una reunión con los organizadores antes del evento, para repasar todo de nuevo y resolver las cuestiones difíciles.
Trabajar durante el evento
Durante el evento: lo más importante es mantener los planes claros y tener preparadas alternativas y personas de apoyo en caso de que los horarios cambien y alguien se enferme. Ten a la mano los teléfonos móviles de los ejecutores y responsables de tu equipo.
Informe, conclusiones de la organización
El cierre del evento para el organizador no significa en absoluto que el evento haya terminado para él. Siempre continúa la recogida de lo que se dio en el evento, recopilación de opiniones, las conclusiones a las que se llegan…
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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