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Un jefe de equipo competente no se limita a gestionar procesos y personas, sino que combina todo un conjunto de competencias. Aquí te contamos qué habilidades directivas debe tener un directivo de éxito y cómo desarrollarlas eficazmente.
1. Planificación
Se han escrito cientos de libros sobre el arte de hacer las cosas y todos ellos presentan la misma idea con diferentes palabras: dividir las cosas grandes en varias más pequeñas. Las nuevas metodologías de TI como Scrum, Kanban y otras tienen una idea similar de microplanificación.
Si se considera la planificación como una capacidad de gestión, la cosa se complica un poco más. Cuando se trabaja en un plan para cualquier tarea, hay dos factores importantes a los que hay que prestar atención:
- Si la tarea está realmente formulada en función de los resultados y no del proceso: no se trata de establecer un sistema de pintura, sino de pintar una valla concreta en una fecha determinada.
- Si es realista realizar la tarea con los recursos disponibles.
Distinguir entre los diferentes tipos de planificación:
- Estratégico: cuando se necesita entender hacia dónde va a ir la empresa.
- Táctica: cómo se llevará a cabo la tarea estratégica.
- Operativa (o microgestión): asignando tareas a diferentes empleados en un calendario.
2. Organización
Después de la planificación, hay que establecer procesos y demostrar capacidad de organización. En general, es importante responder a la pregunta de cuál es la mejor manera de resolver la tarea. Este bloque incluye la capacidad de identificar las funciones necesarias para cada subproceso, explicar la tarea a un especialista, encontrar recursos: tiempo de los empleados, herramientas especiales. Tal vez se pueda repartir la responsabilidad entre los implicados, o añadir al calendario un calendario de informes.
La organización del trabajo es una de las principales competencias profesionales de un directivo. No hay una fórmula universal, cada tarea requiere un enfoque diferente. Por lo tanto, como gestor también tendrás que desarrollar la habilidad de analizar rápidamente la situación y la capacidad de organizar el trabajo con recursos limitados.
3. Delegar
Cuando un empleado de éxito se convierte en directivo de una empresa, su primer error es casi siempre intentar hacerlo todo él mismo, sin involucrar a los demás. Sin embargo, la habilidad de delegar es lo que distingue a un gestor eficiente de un ejecutivo profesional.
Cuando te plantees delegar una tarea en un trabajador, ten en cuenta los siguientes factores:
- ¿Está el especialista suficientemente cualificado para llevar a cabo la tarea?
- ¿Es capaz de completar la tarea a tiempo?
- ¿Delegar la tarea en esa persona, en lugar de en otra, será una solución eficaz?
- ¿Está clara la tarea para el subordinado, tiene suficiente responsabilidad y autoridad para llevarla a cabo?
El reconocido experto en gestión Brian Tracy advierte: recuerda que la delegación no es sólo una forma de delegar tareas. Es una habilidad de gestión, un proceso bidireccional en el que el directivo actúa como profesor. En primer lugar, el directivo averigua empíricamente si debe o no desarrollar al profesional. Entonces invierte recursos en él, incluido su propio tiempo. Sólo entonces la delegación no requerirá la atención del gestor y se convertirá en una forma de ahorrar tiempo.
4. Controlar
Los conocimientos y habilidades de gestión necesarios para el directivo incluyen el concepto de control. A veces, el término se percibe erróneamente como la responsabilidad del gestor de controlar cada paso del ejecutante. Pero este enfoque más bien perjudica la motivación de los empleados: se sienten desconfiados y empiezan a sabotear los procesos inconscientemente.
En su lugar, intente pensar en el control como la capacidad de organizar un sistema para seguir los resultados sin problemas. Por ejemplo, se puede dividir una tarea en etapas, establecer puntos de control y explicar a los empleados qué resultados se esperan y en qué día.
5. Formación
Sin un desarrollo profesional continuo, un empleado con talento perderá rápidamente la motivación, los empleados «mediocres» se limitarán a trabajar el número de horas necesario y los recién llegados no entenderán la profesión ni podrán aumentar la productividad y la calidad del trabajo.
Una cualidad importante de los directivos es la de participar en el desarrollo profesional. Lo importante aquí es esto:
- A quién enseñar. Normalmente no es posible enviar a todo el departamento a un curso a la vez. Piensa en la formación de los empleados que más retorno de la inversión te reportará. O es mejor tirar del nivel medio, y la calidad mejorará inmediatamente.
- Qué enseñar. Es tan importante que un directivo obtenga un MBA, ahora que quizá sus «habilidades blandas» están menos desarrolladas. Examina los resultados del control del personal, anota el área en la que cada uno de ellos evoluciona peor y relaciónalo con la calidad del trabajo.
- Cómo enseñar. Es inútil introducir un solo formato de educación en una empresa; por ejemplo, obligar a todos a participar en juegos de empresa sin excepción. El proceso de formación debe comenzar con un análisis: probarlo, escuchar las opiniones de los empleados, compararlas con los resultados de «antes y después».
La formación es un proceso continuo. Pero no se trata sólo de adquirir nuevos conocimientos y practicarlos en casos prácticos. Es importante sentar las bases para aprender de proyectos reales. Planifica tu trabajo de manera que las personas tengan la oportunidad de cometer errores en los nuevos proyectos y tareas y de corregirlos por sí mismos: ésta es una de las herramientas pedagógicas más eficaces.
6. Optimizar
Cuando las tareas están planificadas, los procesos están organizados, los logros y los errores están bajo control y los empleados se están desarrollando, vale la pena optimizar. La gestión es una máquina grande y compleja, y todos los directivos cometen pequeños errores al construirla. Analizar todos los procesos y tratar de corregir las deficiencias.
Las principales preguntas que hay que hacerse son: cómo mejorar el sistema de trabajo, reducir el tiempo y el esfuerzo por unidad de resultado. Ser capaz de optimizar los procesos es una habilidad de gestión esencial que te elevará en cualquier ranking ejecutivo.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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