+52 222 812 6913
info@cesuma.mx
La gestión del alcance y del tiempo son dos componentes fundamentales en la planificación y ejecución de proyectos. El alcance del proyecto define los límites del trabajo a realizar, mientras que la gestión del tiempo se encarga de asegurar que el proyecto se complete dentro de los plazos establecidos.
En este texto se describen los pasos necesarios para llevar a cabo una adecuada gestión del alcance y del tiempo en un proyecto. Se detallan los procesos de elaborar un plan de gestión del alcance, identificar y documentar los requisitos del proyecto, gestionar el alcance del proyecto, y crear un calendario de actividades o tareas. También se mencionan algunos métodos de programación de actividades y la importancia de hacer seguimiento y control del progreso del proyecto. Una gestión efectiva del alcance y del tiempo contribuye a evitar desviaciones en el proyecto y asegurar su finalización exitosa.
Alcance del proyecto
El alcance del proyecto describe los límites del mismo, es decir, lo que se incluye y lo que no en el proyecto y, lo que es igual de importante. La gestión del alcance es el conjunto de acciones que hay que llevar a cabo para asegurarse de que se dispone de todo lo necesario para completar el proyecto. Esencialmente, se trata de controlar el alcance del trabajo antes de que se inicie el proyecto.
El primer paso es elaborar un plan de gestión del alcance del proyecto. Básicamente, se documenta cómo se va a definir, comprobar y controlar el alcance del trabajo.
El segundo paso consiste en identificar y documentar los requisitos del proyecto necesarios para alcanzar los objetivos del mismo. En la mayoría de los proyectos, la lista de requisitos que se desarrolla supera el tiempo, los recursos y la financiación disponibles.
Dado que tras el segundo paso descubrirá que hay escasez de recursos, el tercer paso consiste en determinar qué hay que abandonar. En este paso, se prepara un informe de alcance del proyecto para documentar lo que está en el alcance del proyecto y lo que no.
El equipo del proyecto tiene que hacer frente al alcance del proyecto, pero muchas variables son demasiado grandes para gestionarlas. Desglosar el alcance y trabajar en partes más pequeñas facilita la gestión de este alcance. Por eso se crea una estructura de desglose del trabajo para mostrar el proyecto dividido en partes más pequeñas.
Es posible que hayas escuchado el término Scope Creep. Es una expansión incontrolada del alcance y los límites del proyecto. El alcance del proyecto tiende a expandirse, por lo que el control del alcance es una parte importante de la gestión del alcance. Para evitar el Scope Creep, hay que controlar el estado del proyecto y gestionar las solicitudes de cambio.
Cuando el proyecto esté terminado, hay que comprobar los datos. En otras palabras, revisa los productos terminados para asegurarte de que se han completado satisfactoriamente. Además, el cliente o el patrocinador del proyecto debe aceptar formalmente los resultados aprobados.
Calendario del proyecto
La gestión del tiempo es un conjunto importante de medidas para garantizar que el proyecto se complete a tiempo.
El primer paso en la gestión del tiempo es crear un plan de gestión del calendario, que documente cómo se va a desarrollar, gestionar, ejecutar y supervisar el calendario del proyecto. En función de las necesidades de tu proyecto, este plan puede ser formal y detallado, informal y escalonado, o estar a medio camino entre estas dos formas.
El segundo paso consiste en definir un calendario de actividades o tareas. Los niveles más bajos de la estructura de asignación de tareas se denominan paquetes de trabajo y definen los resultados específicos del proyecto. Aquí se desglosa cada paquete de trabajo en actividades que detallan el trabajo necesario para completarlo.
Una vez definido el calendario de actividades, es el momento de secuenciarlas. La secuencia de actividades se basa en la interacción entre tareas. Cada actividad, excepto la primera y la última, debe estar relacionada con al menos una anterior o una posterior. Cuando hayas sumado todas las actividades interrelacionadas, el resultado será una secuencia lógica del orden en que deben realizarse los trabajos del proyecto.
A continuación, debes estimar los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. Calcula el número y los tipos de recursos que necesitas, incluyendo personas, equipos y materiales. Luego, puedes utilizar tus estimaciones de recursos y calcular el tiempo que te llevará completar cada actividad. Existen varios métodos para programar una secuencia de tus actividades y estimaciones: método del camino crítico, método de la cadena crítica, etc.
Sea cual sea el enfoque de planificación que utilices, el resultado final es un calendario que refleja las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías de cada actividad del proyecto. Aunque normalmente se necesitan varias iteraciones para desarrollar un calendario realista, al final se creará un calendario básico para el proyecto.
Una vez que se inician los trabajos en el proyecto, se hace un seguimiento del progreso de la obra, así como de los cambios en el calendario, para poder identificar cualquier desviación del plan inicial. Si esto ocurre, puedes tomar medidas correctivas para restablecer la programación.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
- La inteligencia artificial en la empresa - 15 de marzo de 2024
- El poder de conocerte a sí mismo - 15 de marzo de 2024
- Estrategia y poder en las empresas de consultoría política - 15 de marzo de 2024
