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La planificación o gestión del tiempo no es un método o una tecnología en concreto. Esta es una forma inteligente de gestionar tu recurso más importante. Pese a la apariencia de complejidad, la gestión del tiempo en una empresa, así como la gestión eficaz del tiempo personal, puede reducirse de forma realista a seis principios básicos.
1. Planifica todo
Resulta evidente que priorices tus actividades. Pero para poder gestionar bien el tiempo, hay que recordar que todas las cosas que se hacen en un día son importantes. Porque todas las tareas consumen horas de actividad. Así que planifica todo tu día en torno a esto. Fija cada actividad por escrito con antelación, incluyendo una taza de café con un amigo. Estos son los aspectos básicos que te enseñarán a gestionar tu tiempo de forma eficiente.
2. Formula tu resultado deseado
A menos que desarrolles la habilidad para descomponer un objetivo (personal o laboral), no comprenderás los principios básicos de la gestión moderna del tiempo. El resultado de tu trabajo debe cumplir los siguientes parámetros: ser específico, medible, alcanzable y relevante. Es decir, por ejemplo, no te limitas a aumentar las ventas un 30%, sino que realizas promociones, revisas la política de precios y de personal, lanzas publicidad en los medios de comunicación. Divides los proyectos a gran escala en una lista de tareas más pequeñas y sus correspondientes soluciones.
3. Prioriza
Aprender a gestionar el tiempo en tu empresa, así como a organizar tu propio tiempo, requiere comprender qué es lo primero que hay que hacer. Ya hemos dicho que todas las tareas de un día son importantes, pero algunas deben hacerse más rápido y otras requerirán más recursos. En el centro de las decisiones de eficiencia personal y laboral está el concepto de priorizar las cosas. Puedes hacerlo, por ejemplo, utilizando la Matriz Eisenhower, dividiendo las cosas en:
- Primario urgente
- Primario no urgente
- Secundario importante
- Secundario no importante
4. Enfócate en la tarea
Para aprender a gestionar tu tiempo, primero debes dominar la habilidad de concentrarte. La programación de una tarea específica y todas las actividades relacionadas está diseñada para permitirte hacer una cosa a la vez. Aquí es donde cada uno es su propio gestor del tiempo. Desde esta perspectiva, el proceso de gestión del tiempo se reduce a dos cosas:
Delegar: lo que no requiere que te involucres específicamente, siempre puedes delegar si estás ocupado en ese momento con una situación que nadie más puede resolver que tú.
Aprender a decir no: el sistema de gestión del tiempo personal se reduce a no tomar cosas innecesarias que no puedes poner en práctica cualitativamente porque no tendrás tiempo o las harás con prisa.
5. Analiza y adapta
Si ya empleas técnicas de flujo de trabajo, pero aún no entiendes cómo aprender a gestionar tu propio tiempo, presta atención a la individualidad de tu enfoque. Cualquier matriz, programa, regla, principio de resolución de problemas es adaptativo. Esto significa que, para un caso concreto, tú eliges tu propia solución efectiva. En otras palabras, cada uno tiene su propio sistema para gestionar mejor sus recursos de tiempo. Empieza ahora, prueba diferentes enfoques, analiza los resultados y encuentra el que mejor te funcione.
6. Planifica también tus descansos
Para saber cómo gestionar eficazmente tu tiempo de trabajo, tienes que aprender a gestionar tu tiempo personal. El descanso te da la energía necesaria para afrontar las tareas de la jornada laboral. Pero el descanso no consiste sólo en dormir de 7 a 8 horas por noche. También es un hobby. Planifica un pasatiempo, márcalo como algo que no puedes posponer o reprogramar. Es la base de la eficiencia personal, porque las distracciones de las rutinas aumentan la productividad. Enseña a tus empleados a gestionar su tiempo de la misma manera, revelando la gestión en su forma más pura.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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