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El proceso de toma de decisiones en una organización es un proceso creativo, cuya finalidad es obtener los resultados de las actividades específicas de los directivos, que constituyen la base de la gestión.
La toma de decisiones
La toma de decisiones es una parte importante de la actividad administrativa. La decisión es la pieza clave de la labor directiva, y el proceso de toma de decisiones es la forma de lograr este resultado.
Análogamente a los procesos de comunicación, la toma de decisiones afecta a todos los aspectos de la gestión. Al igual que el intercambio de información, la toma de decisiones es una parte integral de todas las funciones de gestión general.
En el curso de la gestión de una organización, los directivos de diversos niveles toman decisiones, dado que las decisiones suelen afectar a unidades o incluso a toda la empresa más que a individuos, el proceso de adopción de decisiones se formaliza.
La toma de decisiones dentro de una organización se puede caracterizar de la siguiente manera:
- Una actividad humana consciente con propósito.
- Un comportamiento que se basa en orientaciones de valores y hechos.
- Un proceso de interacción entre los miembros de una organización.
- Una elección de alternativas dentro del estado político y social del entorno de la organización.
- Un componente del proceso de gestión global.
- Un elemento inevitable del trabajo diario de los directivos.
- Una parte integral del desempeño de todas las demás funciones directivas.
Rasgos característicos de las decisiones de gestión:
- Voluntad
- Dirección
- Propósito
- Concreción
La toma de decisiones como tal no es un fin en sí mismo para un gerente. La tarea del gerente no es sólo elegir una alternativa, sino a través de esta elección lograr resolver un problema. Esto a menudo requiere tomar (y aplicar) no una sola decisión, sino toda una secuencia de decisiones.
Así pues, el requisito previo más importante para tomar una decisión de gestión es la aparición de un problema.
Un problema es una situación caracterizada por una discrepancia entre los estados existentes y deseados del subsistema gestionado, que impide su normal funcionamiento o desarrollo.
En el contexto de la toma de decisiones en una organización, la noción de un sujeto (el responsable de la toma de decisiones) desempeña un papel fundamental. Es importante distinguir entre los encargados de la toma de decisiones y los expertos que suelen participar en las diversas etapas de la toma de decisiones.
Una decisión puede tomarse colectivamente, en cuyo caso el responsable de la decisión no es un gerente específico, sino un grupo de personas. En este caso, sus intereses, la información disponible y la influencia en el proceso de adopción de decisiones pueden ser diferentes o coincidir total o parcialmente. Independientemente de esto, todos actúan como un grupo de decisión. Los expertos, por otra parte, funcionan como fuentes de información.
Etapas del proceso de toma de decisiones en una organización
Una decisión no es un acto momentáneo; es el resultado de un proceso que se desarrolla a lo largo del tiempo y tiene una cierta estructura. Lo que permite formular la siguiente definición.
El proceso de toma de decisiones es una secuencia cíclica de acciones llevadas a cabo por un sujeto de gestión con el fin de resolver los problemas de la organización, e incluye el análisis de la situación, la generación de alternativas, la toma de decisiones y la organización de su aplicación.
A continuación, se indican las principales etapas y procedimientos del proceso de toma de decisiones en orden de secuencia:
- Análisis de la situación
Antes de analizar la situación de la gestión, es necesario reunir y procesar una cantidad bastante grande de información. En esta etapa, la organización percibe el entorno externo e interno. Los gerentes y especialistas reciben información sobre los principales factores del entorno externo y el estado de la organización. Luego se clasifica y analiza la información, se comparan los valores reales de los parámetros controlados con los valores previstos y planificados.
- Identificación del problema
Antes de comenzar a resolver un problema, es necesario diagnosticarlo o identificarlo completa y correctamente. No es por nada que se cree que formular un problema correctamente supone estar a medio camino de resolverlo. Un problema no es sólo cuando no se logran los resultados previstos, sino también cuando hay una oportunidad de mejorar potencialmente la eficacia.
- Definición de los criterios de elección
El gerente debe conocer claramente los indicadores con los que se comparan las alternativas y se selecciona la mejor de ellas. A menudo los criterios se contradicen entre sí, por lo que es necesario introducir algunos factores de ponderación asociados a la importancia de cada uno de ellos. Por ejemplo, cuando se compra equipo, el costo, el tiempo de entrega, el costo de los consumibles y el rendimiento pueden ser importantes. Por regla general, el equipo más eficiente con un plazo de entrega más corto será más caro que aquellos de menor productividad o de un tiempo de entrega más prolongado, por lo que para las diferentes organizaciones puede ser más importante tener un equipo diferente en distintas condiciones.
- Desarrollo de alternativas
El siguiente paso es desarrollar un conjunto de alternativas para resolver el problema. El caso ideal es cuando se pueden encontrar todas las formas posibles de resolver el problema. Entonces se puede estar seguro de que no se pierde el camino óptimo. Pero en la práctica los directivos no tienen (y no pueden tener) tanto tiempo para formular todas las formas posibles de lograr el resultado.
- Elección de una alternativa
Todas las alternativas posibles elaboradas se comparan según los criterios seleccionados y se elige la mejor alternativa.
- Coordinación de soluciones (para procesos de grupo).
- Gestión de la aplicación
En esta etapa se determina un conjunto de obras, recursos, plazos e interpretaciones.
- Supervisión y evaluación de los resultados
Este paso sirve para proporcionar feedback.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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