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La organización de la presupuestación en una empresa es la producción y planificación financiera de un trabajo, utilizando el presupuesto general y los presupuestos de las divisiones. De este modo, resulta posible determinar todos los costos y resultados financieros futuros de una empresa. La elaboración de un presupuesto es la base para planificar y tomar decisiones de gestión, analizar los aspectos de la posición financiera, hacer un seguimiento, gestionar todo tipo de recursos, reforzar la disciplina financiera y subordinar los intereses de los departamentos a los intereses del conjunto de la empresa y sus propietario
Características de la organización del presupuesto en una empresa
Toda organización, independientemente de su tamaño y ámbito de actividad, tiene un conjunto de ingresos y gastos. El sentido de la presupuestación es gestionar adecuadamente los flujos de caja y planificar las actividades posteriores, basándose en la información sobre los indicadores económicos actuales.
La elaboración del presupuesto es la gestión del mismo, que incluye la preparación de estimaciones, su asignación y la realización de ajustes en función de los cambios recientes.
Un presupuesto es el total de todos los ingresos y gastos, y es de lo que depende una organización.
Saber gestionar la tesorería es una de las cosas más importantes que puede hacer una empresa, ya que determina la cantidad de dinero que puede tener hoy sin preocuparse por su situación en el futuro.
Objetivos de un sistema presupuestario en una empresa
Los objetivos de la creación de un sistema presupuestario en una empresa son:
- Evaluar el estado actual de la empresa, es posible determinar el nivel de rendimiento de la empresa y la necesidad de realizar ajustes.
- Planificar regularmente las actividades, teniendo en cuenta los indicadores que caracterizan el trabajo actual de la organización.
- Aprobar planes que permitan un gasto más económico y competente.
- Utilizar eficazmente los recursos disponibles, es decir, maximizar los beneficios con el mínimo costo.
- Estudiar en detalle los fundamentos de las actividades de inversión para generar ingresos adicionales.
- Evaluar los proyectos previstos en función de su necesidad y rentabilidad para el conjunto de la empresa: cada responsable de una organización debe justificar la finalidad de introducir su dirección.
- Desarrollar y seguir reforzando la disciplina de la empresa en general y en concreto en materia financiera.
- Colaborar con todos los niveles de la empresa para maximizar el impacto de la misma.
- Garantizar un análisis detallado de los costos existentes: su presupuestación permite destinar el ahorro a otros fines.
- Contar con un sistema que funcione bien para supervisar la realización de tareas por parte de los niveles inferiores.
- Motivar al personal para que alcance un alto nivel de rendimiento exigido por toda la organización.
- Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
Como puede verse, el establecimiento de un proceso presupuestario en una empresa ofrece la posibilidad de hacer frente a una serie de tareas y, por lo tanto, desempeña un papel esencial para cualquier empresa. Es apropiado en organizaciones grandes en las que participa personal de varios departamentos y su trabajo está coordinado por la dirección. En el caso de organizaciones pequeñas con pocos especialistas, basta con informes breves del propio director. Este trabajo requiere menos tiempo, lo que hace que los procesos sean más rápidos y eficaces.
Principales tareas y funciones de la organización del presupuesto en la empresa
Mencionemos las tareas básicas de la organización del presupuesto en una empresa:
- Optimización de costos
- Coordinación del trabajo de todos los departamentos de una empresa
- Identificación de los departamentos que aportan más ingresos a la organización, son los que deben desarrollarse
- Búsqueda de unidades que no aporten ganancias, las cuales deben ser cerradas
- Análisis de la actividad financiera en general
- Previsión financiera
Un periodo presupuestario es el periodo de un presupuesto concreto, normalmente un año. La planificación y la gestión financiera se consideran componentes esenciales de un buen presupuesto.
Consideremos 6 funciones básicas del presupuesto en la empresa:
- Planificación financiera. Con la ayuda de la presupuestación es posible encontrar las variantes más rentables de la inversión de los medios. La planificación se divide en tareas estratégicas y tácticas.
- Análisis de los resultados de la actividad. Sólo la evaluación de los resultados de su plan financiero le permitirá saber si está bien elaborado. El análisis de rendimiento le ayuda a identificar los puntos débiles y a eliminar los errores.
- Análisis de la actuación de los directivos. La organización del presupuesto implica determinar la dirección del desarrollo futuro de la empresa. Los directivos son responsables de garantizar que se alcancen los objetivos formulados. Por lo tanto, al comprobar los resultados de su rendimiento, es posible comprender la eficacia del trabajo y establecer los principios de los incentivos materiales para los empleados.
- Motivación de los empleados y de la dirección. Al establecer la dirección de la organización, es posible motivar a los empleados para que trabajen de acuerdo con sus objetivos estratégicos.
- Crear un entorno de comunicación. Haciendo que los empleados sean conscientes de los objetivos de la dirección, será posible aumentar su motivación, su participación y su productividad. La presupuestación permite que la información fluya entre la dirección y los empleados en ambas direcciones.
- Coordinación entre departamentos. La coordinación entre todos los departamentos es la única forma de garantizar que la empresa funcione como está previsto y alcance sus objetivos.
Conviene decir desde el principio que los gestores son generalmente contrarios al empleo del presupuesto porque les impone una gran responsabilidad. Esto puede evitarse empezando por formar a los especialistas, así como también explicarles la importancia y utilidad del proceso.
Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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